Software gestione turni del personale al lavoro

INTRODUZIONE ALLA SUITE TURNI @ ARC - sistema software di gestione turni del personale

In una prima fase è necessario dimensionare le risorse in funzione degli effettivi fabbisogni della azienda o, in altre parole, quelli che spesso vengono chiamati "obiettivi di business".

Per un'azienda sanitaria pubblica o privata, ad esempio, il fabbisogno potrà essere il numero di posti letto da servire, mentre per un Contact Center potrebbe essere la cosiddetta "curva delle telefonate", per un aeroporto il piano dei voli, ecc. Il sistema software turni del personale è utilizzabile singolarmente oppure integrato con gli attuali software presenti in azienda, per uno scambio dei dati anagrafici e di presenza/assenza su programmazione del personale.

Software gestione turni del personale Medico, Infermieri, Medici e Personale Ausiliario medico

Per coprire tale esigenza il Software Turni EBC Consulting una soluzione applicativa che si basa su un potente algoritmo in grado di valutare i fabbisogni espressi nei termini sopra indicati, combinandoli - se necessario - con vincoli di natura biologica (rispetto della curva del sonno, ecc.), e di tradurli in turni da coprire e nei relativi fabbisogni, impiegando anche metodologie di programmazione dei turni tramite le MATRICI DI TURNAZIONE DEL PERSONALE.

Software gestione turni del personale Polizie Locali comuni e provincie

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Nella fase successiva, avviene la programmazione dei turni propriamente detta, ovvero la combinazione delle risorse umane a disposizione con i turni e i fabbisogni individuati in fase di dimensionamento.

A tale scopo utilizziamo l'applicazione TurniArch, un potente motore di calcolo che, nel rispetto dei vincoli e delle esigenze aziendali, consente di distribuire in maniera ottimale le risorse umane a disposizione fra i turni da coprire nell'arco della giornata e per il periodo di tempo individuato (settimana, mese, ecc.).

I processi afferenti all'impiego delle risorse umane non vivono di vita propria, ma interagiscono con quelli relativi alla loro gestione. Per questo è stato inserito all'interno di Turni@rc un modulo che consente la gestione "day by day" di quanto pianificato dal motore del prodotto.

Una completa e dettagliata interazione fra i processi relativi all'impiego delle risorse umane e quelli più specifici appartenenti alla fase di gestione delle stesse, è fornita dal terzo componente della suite di prodotti utilizzati da DVS, Oper@rc, che consente di monitorare in tempo reale tutti gli eventi e gli imprevisti operativi, al fine di reagire tempestivamente e annullarne o contenerne gli effetti.

Alla fine della giornata operativa, utilizzando e confrontando i dati previsionali provenienti da Turni@rc e quelli di consuntivazione forniti dai prodotti di "rilevazione presenze", è possibile effettuare un'analisi completa e dettagliata dell'efficienza e efficacia dell'impiego e della gestione delle risorse umane dell'azienda.

I risultati di tale analisi potranno essere analizzati per un ripensamento dei parametri che erano alla base del processo di dimensionamento, chiudendo così il ciclo.

Software Definizione Fabbisogni Dimensionamento Risorse

Gestisce il flusso di lavoro legato al dimensionamento delle risorse necessarie per lo svolgimento delle attività previste sulla base dei parametri e degli standard di servizio fissati per la copertura da parte del personale in turnazione; "Piani@rc" permette quindi la determinazione, attraverso un sofisticato sistema di algoritmi matematici, del calcolo dei fabbisogni, in termini di organico richiesto e regole di turnazione. I parametri di input potranno essere acquisiti da altri sistemi aziendali, oppure immessi manualmente dall'utente o generati con ulteriori simulazioni.

Questi possono essere ulteriormente integrati da parametri di tipo biologico, per il miglioramento delle condizioni di lavoro del personale turnista.

Gli obiettivi fondamentali ed i moduli applicativi di "Piani@rc" sono:

• individuazione dei fabbisogni dei turni
• definizione dellle matrici di turnazione - Vedi sezione MATRICI DI TURNAZIONE PERSONALE
  

Modulo "Fabbisogni dei turni"

La soluzione applicativa "Piani@rc" è in grado di generare in maniera automatica i "fabbisogni per turno" a

partire dai "fabbisogni per fascia oraria" e dai turni potenzialmente utilizzabili. È quindi in grado di stabilire, sempre in automatico, quali turni e quanti addetti utilizzare in ogni singolo turno, compresa - ad esempio - la scelta fra "full time" o "part time" a 4 ore o a 6 ore.

I dati così ottenuti potranno quindi essere forniti in input a "Turni@rc" per le sue elaborazioni di programmazione.

Modulo "Matrici di turnazione"

Una volta definiti i fabbisogni per turno, il modulo è in grado di elaborare le matrici di turnazione rispettando i vincoli contrattuali (riposi, differenziale orario, ecc.), rispettando le regole definite dall?azienda (vincoli biologici, ecc.) e, ovviamente, facendo in modo che in ogni turno sia presente il numero ottimale di addetti.

Anche il risultato di questa elaborazione potrà essere esportato verso l'applicativo.

Tutte le simulazioni prodotte con l'applicazione possono essere analizzate utilizzando molteplici tipologie di report.

La possibilità di definire diversi Scenari di simulazione ("What if") e di effettuare anche analisi e raffronti in un ambiente di Business Intelligence dedicato, consente di avere a disposizione un strumento potente per la pianificazione strategica e per la definizione del budget.

Turni@rc - Software Programmazione e Gestione Turni

 "Turni@rc Web Edition", consente la programmazione e la gestione ordinaria dei turni di lavoro, si compone di quattro moduli che rispondono a specifici requisiti funzionali.

Modulo "Base"

Consente di definire più aziende, oppure diverse strutture nell?ambito della stessa azienda, e differenti profili utenti, coerenti con l'organizzazione interna, ciascuno caratterizzato da una propria "userid" e "password" di accesso al sistema, con la possibilità di utilizzare specifiche funzionalità in base al ruolo ricoperto: dal supervisore generale, che può creare aziende e definire nuovi utenti, fino all'operativo, che può solamente produrre le stampe dei turni.

Nella gestione delle anagrafiche dell'applicazione vengono inserite tutte le informazioni relative alle tipologie dei turni, le regole di turnazione stabilite dall'azienda, gli aspetti contrattuali del personale e i fabbisogni di risorse nelle fasce orarie secondo le relative qualifiche.

Elaborando tali informazioni, il sistema è in grado di produrre il miglior calendario dei turni nel periodo di riferimento scelto. Il periodo di riferimento elaborato può avere una durata qualsiasi, senza alcuna restrizione.

È poi possibile inserire assenze improvvise o comunque non pianificate in sede di elaborazione del piano dei turni ed eseguire dei cambi turno fra addetti. Al termine di tale inserimento il sistema verifica le eventuali scoperture dei turni intervenute, le segnala all'utente e, se richiesto, suggerisce le possibili soluzioni, conservando la memoria di tutte le modifiche, delle motivazioni e dell'autore delle stesse.

Modulo "Avanzato"

Consente una gestione giornaliera dei turni in base alle attività da svolgere. I turni del giorno possono essere visualizzati sia per dipendente che per attività, rendendo possibili, in maniera semplice ed intuitiva, tutte le variazioni che è necessario apportare, con le relative stampe.

Modulo "Interfacce Esterne"

Consente di esportare verso un qualunque sistema di rilevazione delle presenze i turni elaborati e riceverne i dati relativi alle timbrature, in modo da avere il quadro "on-line" degli operatori presenti anche nelle sedi periferiche per consentire una comunicazione quotidiana dei dati agli uffici preposti.

L'applicazione di rilevazione delle presenze, potendo confrontare le informazioni provenienti dai rilevatori con i turni pianificati, rende impossibile qualunque anomalia.

Il modulo permette anche di importare le anagrafiche dei dipendenti da un qualunque sistema di HR professionale come pure i turni e le matrici di turnazione, consentendo di pianificare i relativi "task" o eseguirli manualmente.

Modulo "Gestione Infoturni per il Personale"

Questo modulo consente al personale turnista gestito dall'applicazione - e opportunamente autorizzato - di visualizzare i propri turni, di inoltrare richieste ferie, cambi turno ecc., e di seguirne l'esito.

L'accesso a questo modulo può avvenire tramite la Intranet aziendale o tramite Internet.

Le richieste vengono raccolte nell'apposita schermata del "Modulo Avanzato" dove l'utente responsabile ha la facoltà di approvarle e renderle effettive, di inserirle automaticamente nei piani di gestione oppure di respingerle. Tali operazioni vengono memorizzate nel database dell'applicazione, rendendo evidenti i vantaggi della procedura rispetto alle usuali modalità - tipicamente cartacee - di comunicazione, inoltro e archiviazione delle richieste degli operatori.

Oper@rc - Software Gestione Operativa Delle Attività e delle Risorse in Turno

Oper@rc, dopo la pubblicazione del piano dei turni (ordine di servizio), genera un ambiente operativo nel quale, in tempo reale, l'utente può modificare la collocazione del personale in turnazione rispetto all'evoluzione delle esigenze, acquisendo sia i cambiamenti delle attività che le timbrature, le comunicazioni di ritardo, malattia, assenza o qualunque altra modifica delle attività operative già fissate in fase di programmazione, attraverso l'uso di "pannelli di valutazione" nei quali vengono confrontati la copertura delle attività previste rispetto all'asse dei tempi.

Tale applicazione supporta efficacemente la gestione operativa ed il monitoraggio delle attività e delle risorse impiegate e permette la comunicazione e integrazione con gli altri sistemi HR, in particolare con quello di rilevazione presenze, con modalità flessibili ed evolute.

L'applicazione  consente la gestione operativa del personale in turno, è costituita da tre moduli:

- Visualizzazione e Monitoraggio

- Rilevazione e Gestione delle presenze

- Gestione eventi e Turni operativi

Il Modulo "Visualizzazione e Monitoraggio" Fornisce agli utilizzatori la visualizzazione in tempo reale della stato della forza lavoro sulla base delle timbrature acquisite dal sistema di rilevazione presenze, e consente quindi, la verifica ed il controllo della situazione delle effettive presenze in turno da parte sia dei referenti di ciascuna struttura sia degli amministratori e Supervisori.

Integrando le timbrature con i turni assegnati presenti in Turni@rc si può generare una maschera grafica di controllo aggiornata in tempo reale sullo svolgimento dei turni che, tramite l'utilizzo di colori associati a determinati stati, dà un'immediata idea visiva sulla situazione della copertura dei turni.

La grafica di base è rappresentata da un piano cartesiano con barre orizzontali di lunghezza variabile in funzione della durata della informazione visualizzata (simile quindi ad un diagramma di Gantt) con una barra verticale rossa che scandisce lo scorrere del tempo. Vengono inoltre forniti visualizzazioni e report a diversi livelli di aggregazione.

Modulo "Rilevazione e Gestione delle presenze"

Sulla base della storicizzazione delle timbrature acquisite dal sistema di rilevazione delle presenze in uso (dati operativi) e successivamente aggiornate con i giustificativi acquisiti direttamente dai dipendenti e/o dai responsabili, viene reso disponibile un ambiente di dati consuntivi consolidati e condivisi con il sistema di amministrazione del personale in base a logiche di "workflow" personalizzabili.

Oltre ai report strutturati normalmente disponibili, sarà possibile alimentare un ambiente dedicato per effettuare - con strumenti evoluti - analisi e raffronti tra le informazioni di impiego delle risorse prodotte nelle varie fasi del processo (pianificazione, programmazione, gestione operativa e consuntivazione).

Modulo "Gestione eventi e Turni operativi"

A seguito della pubblicazione e del congelamento del piano dei turni (ordine di servizio), viene generato un ambiente operativo separato nel quale, in tempo reale, l'utente sarà in grado non solo di visualizzare ma anche di modificare l'utilizzo del personale in turnazione rispetto all'evoluzione delle situazioni reali, acquisendo in automatico tutte le modifiche operative (timbrature, comunicazioni di ritardo, malattia, assenza, ecc.) indispensabili per la riorganizzazione dei turni.

Tale modulo consente quindi al personale responsabile di incrementare la propria capacità di reazione agli imprevisti dell'attività aziendale, mediante la modifica dei turni in atto o attivi entro breve tempo e la riassegnazione del personale ai turni.

MODULI INTEGRATI: H1 Hrms, gestione delle risorse umane

Progettazione e gestione dei turni del personale con il sistema software di EBC Consulting