Software gestione turni del personale Polizie Locali comuni e provincie
L’INFORMATIZZAZIONE DELLA GESTIONE DEI TURNI E DEI SERVIZI DEL PERSONALE DELLE POLIZIE LOCALI DI COMUNI E PROVINCE
La gestione dei servizi, dei turni e degli orari di lavoro dei comandi di polizia locale di comuni e province presenta alcuni aspetti di elevata complessità, derivanti da diversi fattori, quali, per citarne alcuni, le dimensioni, spesso ridotte, degli organici, le particolari funzioni, sempre crescenti, assegnate agli operatori di polizia locale, la difficoltà di programmare orari e servizi, in un contesto molto dinamico e variabile.
A fronte di una elevata varietà di situazioni dovute alle diverse dimensioni dei singoli enti, dal piccolo-medio comune, alla grande città, sono riscontrabili elementi comuni inerenti la necessità di ottimizzare la gestione dei turni (orari dei servizi), in funzione di criteri quali efficienza, efficacia, ed equità di trattamento, nell’assegnazione dei turni stessi di lavoro.
SOFTWARE GESTIONE RISORSE UMANE - BUSINESS INTELLIGENCE HR
PROGETTAZIONE E GESTIONR TURNI DEL PERSONALE CON IL SOFTWARE DI EBC Consulting
Le considerazioni contenute nel presente documento, sono basate sull’esperienza concreta realizzata in diversi progetti di informatizzazione della gestione dei turni di lavoro di diversi Comandi di Polizia Locale.
La situazione attuale, in una percentuale molto elevata, vede i diversi comandi affrontare i problemi inerenti la gestione degli orari dei servizi, e l’assegnazione dei turni agli operatori, con strumenti manuali, non strutturati e non centralizzati.
Si va dai più tradizionali ordini di servizio creati manualmente, (percentuale abbastanza ridotta), al più comune e diffuso utilizzo di fogli di excel, per la creazione di ordini di servizio, (la maggioranza), a qualche comando dotato di procedure strutturate, appositamente create e sviluppate per programmare e gestire l’assegnazione degli orari di lavoro del personale.
Le principali difficoltà e problemi, derivanti dal mancato utilizzo di software Hr Turni e procedure strutturate, riguardano la mancanza di controllo, possibili inefficienze, percezione di scarsa equità di trattamento da parte degli operatori, fino a casi più gravi dove vengono ravvisati mal funzionamenti diffusi dell’intera struttura. Informatizzare la gestione dei turni di lavoro non risolve automaticamente tutti i possibili problemi sopra citati, tuttavia l’informatizzazione, risulta essere un elemento necessario per qualsiasi progetto di riorganizzazione e ristrutturazione degli orari dei servizi e della loro distribuzione.
L’informatizzazione garantisce il controllo sulle informazioni, premessa indispensabile per qualsiasi azione di riordino. Attualmente i turni del personale vengono gestiti spesso in maniera manuale da parte dei diversi responsabili, che fanno fronte alle necessità basandosi quasi sempre sull’esperienza maturata in diversi anni di servizio. Spesso la gestione dei turni di lavoro del personale, viene “vissuta” da parte dei diversi responsabili ai vari livelli, come un’inutile perdita di tempo, che distoglie preziose risorse dai compiti più propri degli operatori di Polizia Locale, ed allo stesso tempo viene, talora, “subita” da parte degli operatori che lavorano nei diversi turni, come strumento di potere esercitato da parte dei responsabili, gestito in maniera non equa.
Queste diffuse sensazioni, nella realtà sono dovute alla poca trasparenza e conoscenza dei sistemi di gestione dei turni del personale, e sono spesso connesse alla mancanza di procedure informatiche strutturate – Software gestione turni e Gestione HR - che garantiscono i criteri sopra citati. L’esperienza maturata “Sul Campo” ha fatto emergere come in realtà entrambe le percezioni siano forzate, e soprattutto superabili, con strumenti e politiche adeguate e commisurate alla complessità del problema. Disservizi, tensioni fra il personale, inefficienze, derivano spesso dalla sottovalutazione dei problemi connessi all’organizzazione dei turni di lavoro.
La sottovalutazione deriva molto spesso da fattori culturali, tradizionali, abitudini. Il superamento di queste barriere “culturali” rappresenta forse l’elemento più importante e qualificante da considerare in un progetto di informatizzazione dei sistemi di gestione dei turni del personale.
LA SOLUZIONE PROPOSTA “TURNI@RC WEB EDITION - H1 HRMS"
Per rispondere alle esigenze ed ai problemi sopra citati, DVS – EBC Consulting ha fatto una selezione dei software attualmente presenti sul mercato italiano, al fine di individuare lo strumento più efficace ed efficiente, ed il cui rapporto qualità-prezzo fosse il più competitivo.
In un settore, trascurato da parte dei grandi produttori di software a livello nazionale ed internazionale, quale quello dei software specifici per la programmazione e gestione dei turni del personale, la realtà che DVS ha selezionato, dopo accurate valutazioni tecniche e commerciali, è quella rappresentata dal software “Turni@rc Web Edition”.
L’esperienza maturata in oltre 15 anni presso molteplici e diverse realtà organizzative, ha portato “Turni@rc Web Edition” ad essere il software più efficace ed efficiente per il raggiungimento degli obiettivi sopra indicati, in tema di programmazione e gestione dei turni di lavoro e dei servizi. “Turni@rc Web Edition” è un software web based tecnologicamente avanzato, completamente parametrico e configurabile, e questo lo rende adattabile ai più diversi contesti organizzativi, integrato con le anagrafiche di H1 Hrms, sistema per la gestione completa delle risorse umane. In quest’ottica infatti, il prodotto viene utilizzato in diversi settori di business per la gestione dei turni del personale in aeroporti, call center, strutture sanitarie ed assistenziali, aziende di produzione, agenzie giornalistiche, grande distribuzione, biblioteche, musei, asili nido, comandi di polizia.
La DVS Consulting – EBC Consulting oltre a collaborare nel continuo e costante sviluppo del software in relazione alle esigenze espresse dai clienti, aggiunge alla soluzione proposta, la conoscenza dei contesti organizzativi, propri dei comandi di polizia locale di comuni e province.
La suddetta conoscenza è maturata in esperienze concrete che hanno visto DVS utilizzare il software “Turni@rc Web Edition” per la soluzione dei problemi e delle difficoltà riguardanti la gestione dei turni del personale in diversi comandi. La particolare combinazione, derivante dall’utilizzo di un software altamente flessibile, e dall’esperienza-conoscenza dei contesti organizzativi, pone DVS come un interlocutore privilegiato, per quegli enti che vogliono affrontare le questioni riguardanti la gestione dei turni del personale, in vista di progetti di informatizzazione e di riordino dell’organizzazione stessa. I riscontri, altamente positivi, ottenuti sul campo, rendono la soluzione proposta, dal software Turni@rc e dai servizi di supporto e consulenza della DVS, come la scelta migliore, per i Comandanti di Polizia Locale che vogliono affrontare la “Questione Turni” per trovare soluzioni organizzative più efficaci e razionali.
COMANDO DI POLIZIA MUNICIPALE DI PICCOLE-MEDIE DIMENSIONI
Le esigenze di un Comando di Polizia Locale di un comune di piccole-medie dimensioni riguardano, soprattutto, la necessità di avere una gestione meno “Familiare” dell’organizzazione dei servizi, e la necessità di avere un controllo sulle informazioni riguardanti la distribuzione dei diversi carichi di lavoro ed un controllo statistico sulle diverse assegnazioni dei turni di lavoro e delle attività, e sulle coperture dei turni stessi. A queste, vanno aggiunte le esigenze dei responsabili dell’organizzazione dei servizi, che necessitano di uno strumento rapido ed efficiente per l’elaborazione automatica del calendario dei turni di lavoro, e per la gestione operativa degli spostamenti effettuati in funzione di assenze (ferie, malattie, permessi) e cambi turni. Generalmente i Comandi di queste dimensioni sono strutturati in “squadre” o “Pattuglie” che si alternano su di un ciclo predefinito (matrice) di assegnazione dei servizi (Mattino, pomeriggio, sera, riposi). I servizi vengono gestiti molto spesso con fogli di excel, per l’assegnazione dei turni, ivi compresi la reperibilità, i recuperi e gli straordinari.
Per queste tipologie di contesti organizzativi “Turni@rc” fornisce ai diversi soggetti interessati (Comandante e Responsabile dei Turni), in base alle loro competenze, supporto per:
• Elaborazione automatica del calendario dei servizi
• Gestione operativa e registrazione di tutti gli eventi che intervengono nel normale svolgimento dell’attività lavorativa (cambi turni, sostituzioni).
• Stampe degli ordini di servizio Mensili, settimanali e giornalieri.
• Gestione delle attività associate ai turni di lavoro.
• Completo controllo su tutte le informazioni riguardanti i turni
• Report e statistiche per preventivi e consuntivi
• Verifica e controllo dei tempi e dei costi associati ai turni di lavoro
COMANDO DI POLIZIA MUNICIPALE DI MEDIE-GRANDI DIMENSIONI
I Comandi di Polizia Locale di paesi e città di medio grandi dimensioni, hanno caratteristiche diverse dall’esempio citato sopra, relativo ad un comune medio-piccolo. Nei contesti organizzativi con queste dimensioni, accanto ad esigenze condivise anche da realtà più piccole, bisogna aggiungere una complessità maggiore, derivante non solo dalla grandezza dei numeri (operatori), ma, e soprattutto, da una superiore articolazione delle attività che il comando è chiamato a svolgere. Questa maggiore articolazione aumenta la “variabilità” ed il grado di flessibilità degli orari di servizio. Pertanto, risulta molto più importante l’aspetto relativo alla “Gestione” degli orari di servizio, oltreché la fase di “Programmazione”. In quest’ottica, risulta molto utile la possibilità offerta da Turni@rc Web Edition, di elaborare il calendario periodico dei turni di lavoro, in maniera “dinamica”, ossia senza uno schema fisso di assegnazione dei turni di lavoro (sequenza dei turni), ma basata sul rispetto di regole, criteri e vincoli organizzativi e contrattuali.
In particolare, data l’elevata variabilità e flessibilità, degli orari di servizio, e visti i frequenti “Cambi Turno” e spostamenti, risulta, laddove possibile, molto più efficiente abbandonare una tipologia di programmazione dei turni di lavoro basata su assegnazioni fisse, studiate “a tavolino”, che vengono quasi sempre disattese per esigenze di servizio, e passare ad una assegnazione dinamica che tiene conto dello “Storico” e cerca di riportare in equilibrio l’assegnazione dei turni di lavoro, sulla base di criteri di equità di trattamento per gli operatori, ed al contempo garantendo la copertura dei servizi.
I Comandi appartenenti a questa tipologia sono normalmente strutturati in gruppi di agenti, che sotto la responsabilità degli ufficiali operano nei diversi “comparti territoriali” in cui viene suddiviso il Comune. Accanto ai servizi propri dei singoli comparti, esistono “servizi comuni” che vengono svolti da tutto il personale operante al comando, quali il Pattugliamento Serale-Notturno, la Centrale Operativa ed i servizi Festivi, per citare qualche esempio.
La necessità di garantire un equa ed efficiente assegnazione di tutti i servizi, porta i responsabili della programmazione e gestione dei turni di lavoro, ad affrontare innumerevoli problemi e difficoltà. L’utilizzo di Turni@rc web Edition, consente ai diversi responsabili di ottenere importanti miglioramenti nell’efficienza dell’organizzazione. Il completo controllo sulle informazioni relative ai cambi turni, agli spostamenti, la possibilità di storicizzare questi eventi e di prenderli in considerazione, in fase di assegnazione degli orari di servizio, permette un notevole risparmio di tempo per gli addetti alla programmazione dei turni, una maggiore trasparenza dei criteri di assegnazione, ed una programmazione più flessibile e coerente con le necessità di servizio dell’ente.
COMANDO DI POLIZIA PROVINCIALE
I comandi di polizia provinciale stanno acquisendo sempre più competenze funzionali sul territorio.
Questo determina una crescente complessità in tema di organizzazione dei turni di lavoro, e non solo. La conseguenza è che le politiche e gli strumenti gestionali usati tradizionalmente, in tema di programmazione e gestione dei turni di lavoro, risultano essere sempre meno efficienti, in relazione alle mutate condizioni di operatività dei diversi corpi di polizia provinciale. A differenza dei comandi di polizia locale, i corpi di polizia provinciale hanno una peculiare organizzazione, derivante dai compiti propri ai quali sono istituzionalmente chiamati.
La particolare organizzazione per “Nuclei”, quali l’Ittico-Venatorio, Stradale, Ambientale, Amministrativo, determina una diversità di approcci e contesti organizzativi all’interno dello stesso ente.
Accanto ad un ufficio centrale che normalmente gestisce la programmazione dei turni di lavoro, su base mensile ed annuale per alcuni servizi-attività, la gestione viene affidata ai singoli responsabili di nucleo, per gli aspetti relativi all’operatività quotidiana. Questo rende necessario l’utilizzo di supporti informativi, in grado di adattarsi alle diverse necessità dei singoli nuclei. Turni@rc permette una gestione centralizzata delle attività e delle informazioni legate alla gestione dei turni di lavoro, che generalmente sono distribuite su fogli di excel creati dai singoli responsabili, registri cartacei e molto spesso non vengono affatto registrate.
Grazie alle funzionalità di personalizzazione degli orari di servizio, per i nuclei, per gruppi di operatori e per singoli operatori, insieme alla possibilità di accesso differenziato, sulla base dei diversi profili funzionali presenti nelle strutture dei corpi di polizia provinciale, Turni@rc Web Edition, garantisce un elevato standard di qualità delle attività di programmazione e gestione degli orari di lavoro.
La facilità di gestione degli spostamenti e delle variazioni garantisce la possibilità di intervenire rapidamente anche in modalità manuale, quando necessario, e nei contesti dove risulta particolarmente difficile determinare logiche criteri di assegnazione dei turni, e si preferisce quindi un approccio tradizionale di assegnazione. In questi contesti Turni@rc permette una condivisione in tempo reale delle informazioni, con accessibilità in base ai diversi profili di competenza all’interno dell’organizzazione del Comando.
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