Archiviazione Documentale Documenti del Personale
L’archiviazione documentale del personale, dei file del personale, e la conservazione sostitutiva legale hanno nel tempo assunto una importanza strategica anche per la Direzione del Personale in quanto il numero di documenti da gestire ed archiviare è aumentato notevolmente.
Il continuo aumento dei documenti da gestire ed archiviare, le scadenze degli stessi documenti da ricordare e le implicazioni legali, spingono anche la Direzione delle Risorse Umane all’adozione di strumenti di archiviazione documentale del personale, in grado di supportarli completamente.
Conservare documenti dell'Ufficio Personale - vedi sezione dedicata
Gestione della Firma Digitale Grafometrica nei documenti del Personale - vedi sezione dedicata
I sistemi software dedicati alle risorse umane, come H1 Hrms, possiedono il grande vantaggio di avere già al loro interno l’anagrafica delle risorse umane e per questo la gestione documentale risulta davvero semplificata ed economica.
In generale, la Direzione delle Risorse Umane è ad oggi ancora molto legata alla “Cartellina del Dipendente” in cui vengono “inseriti manualmente” i vari documenti. Questa modalità è ovviamente carente in termini di gestione delle scadenze, ricerca nei documenti, condivisione dei dati e facilità operativa. Unico vantaggio l’inserimento immediato di un eventuale foglio (ancora) cartaceo.
Se analizziamo la tipologia dei documenti che oggi, 2011, vengono gestiti dalla Direzione delle Risorse Umane, come anche dall’Amministrazione del Personale, notiamo come stiamo arrivando rapidamente verso il 100% di FORMATO ELETTRONICO. L’archiviazione tradizionale comporta la loro stampa, operazione assurda, e il deposito dei fogli dentro la famosa “Cartellina del Dipendente”. (Vedi anche "cartellina elettronica del dipendente")
Per fortuna i documenti stanno via via sempre più diventando tutti in formato elettronico ed un passaggio ad una Archiviazione Documentale del Personale” risulta più facile e ed economica per chi si occupa di gestione delle risorse umane.
Il sistema H1 Hrms consente di archiviazione per ogni soggetto in anagrafica, sia esso un dipendente, un collaboratore, un esterno ed anche un uscito, tutti i suoi file, potendoli nominare, classificare TRASCINARE anche con il DRAG AND DROP (quindi velocemente e facilmente). Il sistema H1 Hrms consente inoltre di generare file con modalità stampa unione e di archiviarli nello steso momento.
L’archiviazione documentale del personale, grazie all’adozione di H1 Hrms risulta quindi facile e veloce, con enormi possibilità di ricerca e condivisione; per esempio si può distribuire al personale il proprio cedolino via portale aziendale web, grazie ad una funzione di Gestione documentale del personale e ad un sistema di controllo acceso tramite password. Con questa modalità si evita la spedizione costosa delle Buste Paga oppure le file davanti all’ufficio personale il giorno della consegna.
Considerando quindi le potenzialità ed i benefici dei sistemi di archiviazione documentale del personale, nativamente integrati ai software di gestione delle risorse umane, come H1 Hrms, non ci sono controindicazioni e limitazioni di alcun genere. Il tempo occorrente all’acquisizione delle modalità operative è ampiamente ripagato dai vantaggi di velocità generale, controllo, sicurezza, condivisione e miglioramento generale del processo. I sistemi dedicati sono negli ultimi anni cresciuti notevolmente fornendo “facilitazioni” importantissime per la Direzione del Personale.
vedi anche SISTEMA SOFTWARE H1 Hrms - gestione completa delle risorse umane
vedi anche MODULO AGGIUNTIVO MODELLI WORD AVANZATI
