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Cartella del Dipendente Dossier del Personale

La cartella del dipendente – Il Dossier del personale - Gestione file e documenti del personale all'interno di un sistema informatico di gestione risorse umane

Il sistema H1 dispone di una Cartella del Dipendente per la raccolta, la gestione e la produzione dei file e dei documenti del personale, il Dossier del dipendente
La Cartella del Dipendente è direttamente collegata all’anagrafica di H1 Hrms e completa l’ampia gamma di servizi e di dati presenti ad uso della Direzione Risorse Umane per la corretta e completa gestione delle informazioni.
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La Cartella del Dipendente consente quindi una raccolta facilitata, per esempio è possibile associare file tramite il trascinamento a video, Drag and Drop, con immediati vantaggi in termini di tempo.
La conservazione dei documenti del personale è quindi affidata al sistema H1 su data base SQL MS.

La condivisione dei documenti delle risorse umane, la cartella del dipendente, è possibile anche tramite supporti web, HR Book Portale del Personale, con vari livelli di accesso e politiche di gestione.
 
I documenti gestiti dall’Ufficio del Personale, quasi tutti con valore probatorio, sono numerosi e devono essere conservati per periodi lunghi, anche in seguito all’uscita di un dipendente. La loro consultazione è facilitata con la ricerca per nome del soggetto, oppure per ricerca di contenuti (information retrieval), infine per tutti i parametri che qualificano il documento, come data creazione, data scadenza, titolo, tipologia, nome, ecc.
Il sistema di Generazione Documenti Word da Stampa Unione – funzione “Modelli Word” – si occupa anche di archiviare il documento appena prodotto, eliminando doppi comandi.
Esigenze soddisfatte dalla Cartella del Dipendente:
o Disponibilità immediata dei documenti del personale, come lettere di assunzione, contratti, convocazioni, certificati, patenti, diplomi, pratiche di fine rapporto, …;
o Gestione dei curriculum e dei documenti pre assunzione;
o Dati allegati al soggetto in modalità digitale e facilitata da numerosi strumenti di automatizzazione;
o Immediata risposta alle richieste di esibizione e duplicazione documenti;
o Recupero della documentazione pregressa, tramite attività specifiche a completamento del servizio;
o Eliminazione totale della carta e conservazione a norma di legge;
 
Documenti generalmente gestiti all’interno della Cartella del Dipendente:
1) CV Curriculum vitae;
2) Lettera di assunzione;
3) Certificati medici;
4) Cedolinio paga – anche disponibili al personale on web per consultazione;
5) CUD;
6) Patto di non concorrenza;
7) Lettera conflitto di interessi;
8) Modello C/ASS;
9) Modello DNA;
10) Accettazione codice di comportamento;
11) Documenti inerenti Legge sulla privacy;
12) Comunicazioni agli enti competenti;
13) Documenti bancari;
14) Iscrizione/Adesione a fondi pensione;
15) Dichiarazioni per detrazioni fiscali;
16) Fotocopia dei documenti di assunzione;
17) Lettere di trasformazione rapporto di lavoro;
18) Denuncie infortunio;
19) Domande di maternità;
20) Anticipo TFR – documenti e richieste;
21) Documenti firmati di dichiarazione consegna badge, carte di credito, computer aziendale, telefono cellulare;

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