Vantaggi dell’impiego della Firma Biometrica in ambito Risorse Umane e Personale
Il sistema H1 Hrms integrato al processo di Firma Elettronica Avanzata ha i seguenti vantaggi:
a) Avere, grazie alla sezione "file" di H1, un unico sistema dedicato ai documenti delle risorse umane con varie possibilità aggiuntive, come la stampa unione da modello, la ricerca dei file anche per tutti i soggetti contemporaneamente, ricerche per contenuti dei documenti, trascinamento a video dei documenti con archiviazione diretta e veloce, indicizzazione dei documenti, qualificazione dei documenti, inserimento data produzione file e inserimento data di scadenza del file, possibilità di condivisione del file su client server e su sezione web, possibilità di regolarne l’accesso agli utenti in base al tipo di file.
b) Validare i documenti digitali attraverso l’impiego della Firma Biometrica. (esempio consegna legale dei DPI al personale)
c) Ridurre i tempi di archiviazione e ricerca dei documenti aumentando così l'efficienza.
d) Rilevare la presenza alle attività di formazione tramite l'apposizione della firma del partecipante su un tablet, evitando quindi tutti i registri cartacei.
e) Migliorare la gestione della documentazione aziendale legata alle risorse umane.
f) Interoperare con altre tipologie di documenti che circolano all'interno dell'azienda attivando la gestione documentale.
g) Eliminare o ridurre i pesanti archivi cartacei, come per esempio i raccoglitori o le cartelle sospese del personale, che attualmente l’ufficio Hr è obbligato a conservare per gli obblighi di legge.
h) Invio e ricezione dei documenti tramite posta elettronica.
i) Riduzione di tempi e metodi di ricerca documenti; si potranno eseguire ricerche per "tipologia documento" (nome dipendente, lettere di assunzione e così via) o ricerche di tipo trasversale che aggregano documenti eterogenei legati da uno stesso parametro.
Grazie all'integrazione fra il sistema H1 Hrms e la Firma Biometrica la Direzione Hr non ha la necessità di acquisire il documento, in quanto esso nasce già in formato digitale e così rimarrà all'interno del database.
L'apposizione della firma autografa sul documento viene sostituita dall'apposizione della firma biometrica, su un tablet oppure su una tavoletta Wacom che rileva i parametri biometrici di ogni singolo individuo, quali la pressione di scrittura, l'accelerazione, l'inclinazione ecc., inserendola automaticamente sul documento da sottoscrivere. Quando il documento sottoscritto verrà salvato, non si potrà più tagliare, copiare o incollare. La firma biometrica si può sottoporre a perizia e può essere presentata in giudizio.
