Mansioni, ruoli, competenze ed obiettivi del personale, strumenti di valutazione delle Risorse Umane
La sola definizione di mansione non è sufficiente a valutare in modo adeguato le performance del personale. E’ necessario valutare anche competenze ed obiettivi.
EBC Consulting ha creato un sistema semplice ed intuitivo - Hr Book - che agevola i processi di valutazione all’interno di aziende ed organizzazioni.
Il sistema di valutazione delle risorse umane di EBC Consulting si basa su un approccio derivante dalla teoria dell’organizzazione aziendale e da una moderna cultura organizzativa radicata ormai in moltissime imprese.
CONFIGURATORE software per la gestione del personale
Dal mansionario alla performance, alcune definizioni
Ogni organizzazione o azienda definisce una Mission attraverso la quale raggiungere un determinato obiettivo; il mansionario definisce le attività utili al suo ottenimento. Di fatto la mansione è lo spazio organizzativo affidato ad una persona e si traduce in un insieme di compiti e attività che la risorsa umana andrà a svolgere. In una mansione gli elementi fondamentali, i mattoncini che la costituiscono, sono le attività.
La posizione è il posto occupato nell’organizzazione dal titolare di una mansione, e rappresenta la risorsa umana (lavoratore) all’interno dell’organigramma, con una mansione da svolgere per il raggiungimento dell’obiettivo aziendale.
Per raggiungere gliobiettivi aziendali il titolare di una mansione dovrà svolgere le attività affidate e non sarà sufficiente una mera esecuzione, poiché entra in gioco una componente comportamentale: non solo il “cosa” ma anche il “come”.
Per poter descrivere questo aspetto del lavoro, bisogna introdurre il concetto di “Ruolo”. Definiamo Ruolo il comportamento atteso da una persona che occupa una determinata posizione. Con il Ruolo, l’accento si sposta dal “cosa” una risorsa deve fare al “come” deve farlo e gli elementi che compongono il ruolo, i mattoncini elementare, sono le competenze. Possiamo definire competenza quel set di capacità o qualità possedute da un individuo, che vengono utilizzate per far fronte ad una richiesta dell’ambiente.
La competenza è un elemento chiave per valutare le risorse umane, tanto che permette di passare dal concetto di mansionario (insieme dei compiti affidati ad una risorsa) a quello di profilo di ruolo (insieme delle competenze per ricoprire in modo idoneo il ruolo).
All’interno dell’organizzazione responsabili e manager sono chiamati a condividere con i collaboratori degli obiettivi.
Un obiettivo deve rappresentare un risultato concreto, misurabile e da raggiungere in un determinato arco di tempo.
Perché un’organizzazione funzioni al meglio gli obiettivi, definiti e formalizzati devono essere:
- Condivisi;
- Verificabili e soggetti a verifica periodica;
- Sfidanti ma al tempo stesso raggiungibili.
Tra risorsa e responsabile ci sarà pertanto una dialettica fatta di stimoli, feedback e riflessioni utili a definire dove collocare gli obiettivi. La definizione degli obiettivi permette poi di verificare l’effettivo raggiungimento.
Esistono obiettivi di tipo quantitativo, collegati direttamente ad un indicatore aziendale, ed altri obiettivi di tipo qualitativo, per i quali è necessaria una valutazione più soggettiva. Entrambi gli obiettivi, per essere messi in pratica, richiedono l’attivazione, da parte del collaboratore, di comportamenti che a loro volta si possano attuare solo se la persona possiede determinate competenze.
EBC Consulting, soluzioni per la valutazione delle risorse umane.
H1 Hrms per la valutazione delle risorse umane - Attraverso H1 Hrms è possibile gestire con grande facilità dei progetti di valutazione, basandosi sulle competenze dimostrate dalle risorse umane.
H1 Hrms è un sistema software per la gestione e la valutazione delle Risorse Umane, utilizzato da oltre duecento aziende con profili diversi tra loro, dalle PMI con cinquanta dipendenti ad aziende con oltre diecimila soggetti attivi. La caratteristica peculiare di H1 Hrms è quella di rendere più snello e facile il processo di gestione delle risorse umane, grazie ad interfacce a massimo 3 livelli, modelli predefiniti di partenza, facilitatori di avviamento ed integrazioni dati con altri sistemi di mercato.
H1 Hrms Modulo Base (contenente anagrafiche e strutture organizzative aziendali) si completa con oltre 24 moduli aggiuntivi in vari processi, come l’HRBook (un social network aziendale) la Business Intelligence HR (analisi e report multidimensionali con clickview), l’analisi della sostituzione del personale (per valutare chi è in grado di sostituire un soggetto). Tutte queste caratteristiche consentono di soddisfare le esigenze di gestione del Human Capital aziendale.
Sistema Software H1 Hrms gestione risorse umane 2015
Il Modulo di valutazione personale di H1 Hrms
Il Modulo di valutazione personale permette di creare schede di valutazione in modo semplificato per le diverse aree di valutazione possibili.
Come si costruiscono e impostano le schede di valutazione
Il software permette di creare progetti di valutazione a partire dalla gestione di anagrafiche del personale partendo da diverse modalità operative. Quella più usata prevede la costruzione dello schema di valutazione attraverso l’organigramma aziendale.
In questo modello di gestione, il responsabile è anche il valutatore che si occupa di “competenze e obiettivi” dei suoi collaboratori.
Il primo step è rappresentato dalla creazione di profili di ruolo (ai quali si può aggiungere una descrizione puntuale del mansionario e delle attività svolte). Si possono creare dei compiti ai quali assegnare un peso specifico, in modo da dare maggiore importanza a competenze e/o ad obiettivi strategici rispetto ad altri. È possibile inoltre assegnare obiettivi con sistemi di incentivazione, qualora ve ne sia la necessità.
Questo procedimento permette di definire la struttura organizzativa “attesa”.
Una volta definite le premesse organizzative per la valutazione, si può passare al processo di valutazione vero e proprio.
Nella creazione dei progetti di valutazione avremo informazioni preliminari quali la data di inizio e di fine valutazione (corrispondente al momento in cui l’area web diventa accessibile ai valutatori per esprimersi), e la data formale di valutazione (data storicizzata nel momento in cui le valutazioni vengono salvate nel profilo del dipendente, per effettuare delle serie storiche).
È possibile inoltre creare progetti di valutazione concatenati, dove si prevedono percorsi di valutazione progressivi, partendo ad esempio, all’inizio anno e aggiungendo in seguito altre valutazioni periodiche.
Lo schema di valutazione
Lo schema di valutazione è usualmente gerarchico: avremo cioè un superiore / responsabile che valuta competenze ed obiettivi di una risorsa sottoposta / coordinata, in base alla struttura organizzativa del personale.
Oltre al modello gerarchico, il modulo di valutazione delle risorse umane di H1 Hrms, fornisce ampia flessibilità nel creare schemi di valutazione differenti, ad esempio uno schema del tipo “bottom-up”, per i quali il soggetto valutato sarà il manager ed i valutatori i suoi collaboratori.
A completare lo schema di valutazione di aggiunge la possibilità di creare progetti di autovalutazione, per comprende l’auto-percezione delle competenze.
È possibile inoltre avviare progetti a 360 gradi in cui un valutato di riceverà un feedback da superiore, collaboratori e pari grado scelti a caso – Il sistema è in grado di ipotizzare un primo schema di valutazione al quale sarà possibile applicare modifiche.
La valutazione potrà essere anche di tipo trasversale, come ad esempio nel caso di progetti specifici (con un team trasversale). La valutazione in questo caso non sarà fatta dalle risorse di uno stesso ufficio o di un’unità funzionale, ma dal team che ha lavorato al progetto, senza quindi tenere presente le relazioni gerarchiche da organigramma.
In corso d’opera il valutatore può essere cambiato, o modificato, in base alle esigenze della struttura e alle contingenze (come ad esempio l’’assenza prolungata nel periodo di valutazione o un cambio di ruolo nell’organigramma). ORGANIGRAMMA DEL PERSONALE
La consultazione delle schede di valutazione
Completata la scheda di valutazione e definiti i parametri, il sistema permette l’accesso attraverso credenziali (user e password) alle schede di valutazione per la gestione del processo di valutazione. Il valutatore avrà accesso all’area del portale – Modulo H1 WebEnterprise - e potrà visualizzare l’elenco dei progetti di valutazione attivi.
Dopo avere selezionato il progetto specifico visualizzerà i soggetti per i quali è richiesta la valutazione. Effettuando il click in corrispondenza dell’anagrafica della risorsa umana si aprirà la scheda di valutazione contenente le competenze da valutare. Ogni competenza (o item di valutazione) ha un “tag” (come ad esempio area o obiettivo assegnato) per la quale è possibile esprimere un valore selezionato dal menù a tendina. È possibile inserire note per motivare la valutazione espressa.
In seguito, attraverso lo strumento la Business Intelligence HR, report dedicati alla valutazione del personale, è possibile visualizzare graficamente chi è il valutato e quali sono gli item per il quale è stato valutato.
Per ogni item avremo:
- il valore espresso dal valutatore;
- valore potenziale;
- valore richiesto (o atteso);
La scheda di valutazione presenta alla direzione Risorse Umane i riferimenti del ranking ottenuto con la possibilità di stabilire se la risorsa è sotto-performante, allineata, ottimale o sovra-performante, confrontando i punteggi dei relativi item e avendo sempre un riferimento con il valore ponderato dell’item stesso. In questo modo è possibile capire se la risorsa è performante rispetto ad item strategici o secondari.
A completare la valutazione sono presenti visualizzazioni a grafico RADAR: un grafico che consente di confrontare facilmente i valori richiesti per uno specifico ruolo con quelli espressi dal valutato.
Tutte queste funzionalità sono facilmente accessibili ed intuitive, consentono al termine del progetto di effettuare analisi dei soggetti immediate con alto grado di profondità del dato.
Per rendere più semplice la lettura della reportistica si possono confrontare singoli o gruppi di Item spuntandoli dall’elenco totale o comparare sinteticamente i valori raggiunti con quelli attesi, per approfondire in un secondo momento le ragioni che hanno pesato sulla valutazione finale.
VEDI ANCHE:
Business Intelligence HR per la Direzione Risorse Umane
Valutazione e Competenze del personale
Modelli e sistemi per avviare velocemente il sistema software HR
Anagrafica e Organigramma del personale
Gestionale H1 Hrms modulo base
