Determinazione costi del personale con il sistema H1 Hrms

Il costo del lavoro e la sua determinazione esatta diventano sempre più importanti per la funzione Risorse Umane dell’azienda e dell’organizzazione per poter supportare tutte le altre funzioni, con dati basilari per numerose attività di programmazione.

Le singole buste paga mostrano i costi visibili del personale ma sono molto distanti dal valore finale del costo del lavoro. La determinazione del costo esatto del personale risulta quindi essere molto complessa essendo composta da numerose voci spesso difficili da individuare, a volte nemmeno conosciute dagli addetti ai lavori.

Ogni datore di lavoro, ogni azienda, avrà quindi l’esigenza di stabilire precisamente il costo di esercizio della propria attività e l’esatto costo del personale. Il calcolo semplice tramite la somma delle buste paga, anche se si considerano i valori lordi, è assolutamente non corretto, non comprende numerose altre voci in seguito descritte nel dettaglio.

I sistemi H1 Hrms tendono a facilitare il compito degli operatori avendo internamente contenuti e modelli che già considerano numerose voci di costo del lavoro. Per esempio, per semplificare, il costo indiretto del personale in formazione, i costi della formazione, i costi della selezione del personale, i costi di progettazione e gestione modelli di valutazione…. Solo per citarne alcuni.

Una considerazione ponderata di tutti i parametri interessati potrà finalmente avvicinare la Direzione Risorse Umane ad avere un costo del lavoro del personale che potrà dare anche il tanto desiderato costo orario, molto usato per tutta la preventivazione sia operativa di prodotto sia organizzativa.
La Base dati di H1 Hrms può recepire dati da qualsiasi sistema Payroll sul mercato, con procedure automatiche collaudate e sicure.

I dati ed i sistemi software H1 Hrms possono essere forniti on site oppure in modalità Cloud per evitare qualsiasi presenza in azienda di dati sensibili come retribuzioni, premi, MBO e budget del personale.

Il costo del lavoro del personale è generalmente formato da:

1. Retribuzioni corrisposte al personale
2. Contributi sociali a carico dell’azienda
3. TFR Trattamento di fine rapporto
4. Valori assicurativi
5. Altri costi per servizi e prestazioni dell’area del personale

COSTO DEL LAVORO = VALORE LORDO + VALORE DEI CONTRIBUTI + ALTRI COSTI ED ONERI DEL PERSONALE

Elementi che concorrono alla formazione del costo del lavoro del personale
Per determinare con precisione il costo del lavoro del personale devono essere considerate tutte le voci indicate:

1. Retribuzioni del personale a tempo determinato ed a tempo indeterminato;
2. Valori economici corrisposti a consulenti e collaboratori a tutti i livelli;
3. Valori economici corrisposti a studi di consulenza per attività collegate al personale, come eventuali studi di elaborazione paghe, ufficio legale esterno per pratiche del personale, ecc.ecc;
4. Valori economici corrisposti a studi di consulenza area risorse umane per attività di progettazione, realizzazione e gestione modelli di analisi, di valutazione e di controllo del personale;
5. Valori economici per l’acquisto di strumenti a favore della gestione del personale, come software Hr, modelli organizzativi, integrazione di sistemi diversi, consulenza HR;
6. Valori economici corrisposti a personale in ingresso, ad esempio in stage;
7. Valori economici corrisposti a società di consulenza per le attività di ricerca e selezione del personale;
8. Valori economici corrisposti a società di consulenza in ambito analisi dati, business intelligence Hr, per la realizzazione di sistemi di integrazione e controllo dati delle risorse umane;
9. Assegni per il nucleo familiare - assegni per il nucleo familiare al personale dipendente (in eventuali casi di personale operante all’estero si devono includere anche le maggiorazioni per i carichi famigliari);
10. Gestione mense – costi relativi al ristoro ordinario del personale;
11. Buoni pasto – costo di acquisto e gestione dei buoni pasto per il personale che ne usufruisce, in alternativa alla mensa interna aziendale;
12. Formazione del personale – valori economici relativi alla progettazione, organizzazione e gestione delle attività formative del personale, compresi tutti gli oneri destinati alla retribuzione dei docenti;
13. I costi indiretti della formazione, ovvero il valore retribuito ai partecipanti che, durante la formazione, non lavorano e sono per esempio in aula, non devono essere considerati in questa fase, in quanto fanno già parte della retribuzione base. I costi indiretti della formazione, invece, devono essere considerati nella rendicontazione dei SOLI costi di formazione del personale;
14. I costi diretti della formazione, come spostamenti per recarsi in aula, costi dei docenti, costi di ristoro specifico in ambito formativo, costo di materiale specifico per la formazione, ecc.ecc. devono essere comunque considerati nella determinazione del costo generale del lavoro del personale;
15. Benessere del personale – tutti i costi sostenuti dell’organizzazione per il miglioramento della situazione generale del personale come, per esempio:a) Adozione di programmi specifici di Wellfare; b) Prodotti interni ad uso, anche gratuito o semi gratuito, del personale, come latte, caffè, acqua minerale, prodotti di consumo non legati alle specifiche attività lavorative; c) Costi per il benessere del personale; d) Costi per attività sanitarie distribuite al personale.
16. Indennizzi al personale;
17. Costi per le società di somministrazione lavoro temporaneo – i vari costi accessori elevati dalle società di somministrazione di personale temporaneo devono essere considerate;
18. Assicurazioni generali – extra busta paga;
19. Contratti di collaborazione coordinata e continuativa - tutti i costi e le spese sostenute per i contratti di collaborazione coordinata continuativa, comprendendo anche tutti gli eventuali contributi agli enti previdenziali ed assicurativi obbligatori;
20. Costi per formazione e sicurezza in ambito medicina del lavoro e sicurezza aziendale – tutti i costi relativi ad attività, materiale e processi interni legati alla sicurezza ed alla medicina del lavoro, a cui il personale partecipa e/o usufruisce per il rispetto delle normative ed in generale per la gestione HR.
21. Indennità riservate al personale in missione ed in trasferimento;
22. Valori economici delle quote annue di accantonamento del TFR o altre indennità di fine servizio.

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Il software H1 Hrms – Modulo Budget del Personale - consente alle aziende (alle organizzazioni) la possibilità di visualizzare la situazione economica del passato e prevederne i valori del futuro, potendo agire con correttivi tipici della attività di budgeting, circa l'evoluzione del costo del personale in riferimento alle varie componenti (valutazione, storico, elementi retributivi contrattuali, MBO, incrementi) potendo anche simulare ingressi ed uscite di personale, modifiche di retribuzioni, aumenti, variabili, spalmaggi periodici.

Il sistema acquisisce mese dopo mese la situazione economica e contrattuale del personale gestito e compone il data base DWH del modulo Budget del Personale. I costi del personale vengono quindi espressi ed esplosi nelle varie modalità, per fornire una visione e gestione ottimale.
L’aggiornamento dei dati ATTUALI è automatico: mese dopo mese, acquisisce i dati da qualsiasi sistema software paghe ed amministrazione del personale presente in azienda. Un servizio automatico procede ad importare tutti i dati necessari.

Il sistema mostra sempre i dati PREVISTI dal Budget del personale, così da vedere, mese dopo mese, gli avvicendamenti ed eventuali scostamenti dei valori.
L'analisi degli scostamenti del costo reale del personale rispetto alle stime (inserite nel modulo Budget) consente alla Direzione HR una puntuale visione della situazione e la possibilità, anche grazie alla Business intelligence HR collegata, di adottare rapidamente tutte le misure necessarie.

Il Budget del Personale, per il controllo dei costi delle risorse umane in azienda, consente di avere, avendo una forte identificazione con l’area Risorse Umane di H1 Hrms, numerosi indicatori solitamente non presenti nei sistemi di pura amministrazione ma propri dei programmi di sviluppo. Una visione molto più vicina alle risorse umane intese come asset e non solo come costo.