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Come progettare e costruire una Job Description del Personale

 

Stilare una job description completa e strutturata per ogni ruolo aziendale è un compito basilare della Direzione del Personale

All’interno di tale documento deve essere descritto in modo esaustivo e dettagliato un determinato ruolo aziendale in modo da strutturare le informazioni relative, avere documenti ufficiali di riferimento, evitare interpretazioni personali ed utilizzarle nelle attività di selezione, valutazione e sviluppo.

Di seguito è descritto un semplice modello da seguire per poter costruire una Job description il più possibile completa.

Job Descritpion: definizione

Job Description del Personale Elenco

 Portale HR per gestire le Job Descritpion del personale

1. SINTESI INIZIALE

In primo luogo, è utile inserire all’inizio del documento una sintesi della posizione gerarchica della mansione.  In questa prima sezione vanno pertanto indicate in modo sintetico la posizione da ricoprire, l’area o il dipartimento di riferimento, la/le persona/e a cui si riporta direttamente ed eventuali posizioni subordinate.

In questo modo già ad una prima occhiata, dalle prime righe, è possibile avere immediatamente una prima idea della collocazione del profilo ricercato.

Di seguito un esempio:

Posizione:    Addetto amministrativo (contabilità clienti / fornitori)       

Area/Dipartimento: Amministrazione, finanza

Riporta a:      Responsabile amministrativo

Posizionisubordinate: ---

 

 

2. SCOPO DELLA POSIZIONE, RESPONSABILITA’ E FUNZIONI PRINCIPALI

Da questa sezione inizia la delineazione vera e propria del profilo. In questa parte va inserita una descrizione il più possibile dettagliata delle mansioni assegnata ad un determinato ruolo e delle responsabilità che ne derivano.

 E’ utile anche inserire un elenco sintetico delle attività svolte. Ad esempio, considerando un profilo amministrativo si potrebbero delineare le seguenti attività:

Attività
  • Registra le fatture passive e ne valuta la correttezza per la registrazione dei costi a fronte di ordine di pagamento (es. imposte, tasse, avvocati, etc.).
  • Emette e registra le fatture attive a fronte di contratti di vendita o ordini di acquisto ricevuti dai clienti.
  • Registra altri costi non a fronte di fatture (es. assicurazioni, paghe, etc.).
  • Registra i proventi straordinari.
  • Registra costi per pagamenti anticipati.
  • Effettua il pareggio partite fornitori.
  • Effettua il pareggio partite clienti.
  • Gestisce i  rapporti con clienti e fornitori.
  • Effettua accertamenti infrannuali ed annuali.
  • Collabora nella stesura del bilancio consolidato in particolare si occupa delle riconciliazioni mensili dei saldi clienti e fornitori, e delle partite finanziarie.
 

 

 

3TITOLI, PREREQUISITI E/O ESPERIENZA

In questa sezione si consiglia di indicare il percorso di studio richiesto e/o eventuale esperienza lavorativa pregressa necessaria per ricoprire il ruolo in esame.

Ad esempio:

Titoli, Prerequisiti e/o Esperienza
Diploma di ragioneria, laurea in materie economiche.
Stage di 6 mesi in mansione analoga.

 

 

4. REQUISITI SPECIFICI DELLA POSIZIONE

All’interno di questa quarta parte devono essere delineati in modo dettagliato ed approfondito tutti i requisiti richiesti.

In primo luogo è fondamentale esplicitare i REQUISITI TECNICI necessari. Considerando sempre un profilo amministrativo si potrebbe pertanto avere:

Competenze Tecniche

Capacità di:

  • Registrare le fatture
  • Reporting per l’area di competenza
  • Gestire i rapporti con gli organi di controllo
  • Rispettare le priorità
  • Gestire le relazioni con clienti e fornitori

In seguito è importante indicare le conoscenze di base richieste ed eventuali conoscenze specifiche e proprie del ruolo.

Ad esempio:

Conoscenze di base

Minima conoscenza del prodotto/ servizio.

Conoscenza della lingua inglese ed eventualmente di altre lingue straniere.

Utilizzo di strumenti informatici (PC, posta elettronica, Pacchetto Office).

Utilizzo di scanner e fax.

Conoscenza del linguaggio tecnico del settore.

 

Conoscenze specifiche

Conoscenza dell’organizzazione.

Conoscenza del core business del gruppo e delle singole società.

Conoscenza delle procedure, dei processi e del modo di operare delle singole società.

Conoscenza del contesto in cui opera l’azienda.

Economia aziendale.

Amministrazione aziendale.

Normative contabili, fiscali, tributarie, finanziarie.

Diritto civile, commerciale, societario.

Bilancio civilistico, consolidato, d'esercizio.

Contabilità generale, fornitori, clienti.

Contabilità industriale.

Elaborazione dati contabili.

Analisi dei processi amministrativi.

Analisi organizzativa.

Analisi statistica dei dati.

 

Infine, è necessario rilevare le competenze trasversali richieste. Per competenze trasversali si intendono quelle capacità proprie dell’individuo che scaturiscono in risposta a determinate stimolazioni ambientali e che non sono pertanto legate esclusivamente ad un ruolo professionale. Tali competenze, che a volte possono sembrare marginali, possono talvolta risultare più importanti di tutto il resto. Si pensi ad esempio a determinati ruoli in cui viene richiesta una grande resistenza allo stress o una grande propensione al lavoro in team. Per questi motivi è importante analizzare in modo approfondito anche tali aspetti.

Un esempio di competenze trasversali potrebbe essere:

Competenze Trasversali

Attenzione all’ordine e precisione del dato.

Ricerca di informazioni.

Capacità relazionali per interfacciarsi con i diversi interlocutori aziendali.

Capacità di problem solving.

Visione d’insieme.

Capacità di autoaggiornamento.

Orientamento al risultato e agli obiettivi.

Riservatezza.

Flessibilità.

 

All'interno del sistema H1 Hrms - Software gestione risorse umane - è possibile allegare alle posizioni, ai ruoli ed ai soggetti le Job Description, per una gestione strutturata delle informazioni e dei file relativi. IL sistema raccoglie inoltre le competenze e tutte le caratteristiche collegate alla JD.

VEDI ANCHE:

Software H1 HRMS DESCRIZIONE

Job Descritpion cosa è definizione

Job Description del Personale Elenco

Consulenza HR - Job Description e Mansionari

JobDescription, compiti e mansionario del responsabile risorse umane e personale

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