Software Gestione del Personale, completo, integrabile e facile da avviare: H1 Hrms

DEFINZIONE DI CONCETTO: SOFTWARE GESTIONE DEL PERSONALE

Per Software Gestione del Personale si intende tutta la gamma dei prodotti per la gestione delle risorse umane, come: gestione paghe, gestione note spese e trasferte, gestione delle presenze, controllo accessi, gestione dati di produzione e sviluppo delle risorse umane.

Nel titolo Sviluppo delle Risorse Umane, anch’esso tra i gestionali del personale, esistono poi numerose sottocategorie, come: gestione organizzativa – organigramma, anagrafica completa, valutazione ed MBO, documentale del personale, medicina del lavoro e rischi, social HR, competenze/prestazioni/attività.

IL SISTEMA: H1 Hrms

Il Software di Gestione del Personale H1 Hrms è composto da un modulo base ed oltre 24 moduli aggiuntivi, per coprire tutte le esigenze della Direzione del Personale e della Direzione Risorse Umane.

Integrabile con tutti i sistemi paghe, presenze, turni e note spese trasferte presenti sul mercato possiede comunque già integrazioni standard con alcuni dei produttori più affermati d’Italia. In ogni caso, grazie alle tabelle di frontiera standard, è possibile mantenere i software gestionali amministrativi presenti in azienda ed informatizzare la parte di sviluppo del personale.

PARTNER SPECIFICI DI SETTORE

I vantaggi nel fare intervenire un partner specifico e verticale sui processi di Gestione del Personale sono numerosi e lo diventano ancora di più quando grazie ai data base di ultima generazione ed alle tabelle di frontiera standard e normalizzate per il mercato, le attività di integrazione sono diventate davvero semplici e veloci.

Prima di tutto i partner verticali e iperspecializzati si concentrano oltre ogni immaginazione sul prodotto core dell’azienda, inoltre eventuali incomprensioni con partner "singolo prodotto" pongono l’azienda nella facile strada di cambiare il singolo partner, senza compromettere i rapporti con gli altri produttori di software di gestione amministrativa del personale. I problemi quindi sono delimitati, si sostituisce solo chi non è più performante come desiderato.

Inoltre chi si occupa di numerosi prodotti sarà più o meno concentrato su alcuni di questi. Ad esempio, coloro che producono da decenni sistemi Hr paghe, potrebbero essere meno “orientati” alle pure logiche e per nulla amministrative modalità consulenziali della Gestione delle Risorse Umane…. Da sempre la mentalità amministrativa non è per nulla coincidente con la mentalità Hr e a maggior ragione consulenziale.

Per questo motivo chi deve risolvere un problema / processo particolare, esempio la valutazione del personale, si troverà sicuramente meglio in strutture che da sempre fanno solo questo mestiere, rispetto ad aziende che fanno presenze, turni, note spese e trasferte ed anche valutazione del personale. Di questo possiamo esserne tutti certi.

Il vero vantaggio di un prodotto di amministrazione e sviluppo del personale sta nella condivisione dei dati anagrafici ed a volte di altre integrazioni economiche, come per esempio il passaggio automatico di un premio maturato all’interno dello sviluppo della busta paga. Ma chiediamoci: quante volte questo rappresenta un vantaggio così rilevante da determinare la scelta o meno di un fornitore? L’azienda potrà avere una integrazione non nativa, che ha generalmente un costo trascurabile, per informare il payroll degli aumenti da erogare nelle prossime elaborazioni? Le integrazione dati possibili, di ultima generazione, permettono questi passaggi dati conservando due sistemi distinti, uno specializzato nella parte amministrativa ed uno specializzato nella parte di sviluppo, MBO.

L’altro caso, molto discusso, è l’integrazione dei dati anagrafici. Bene in questo caso le tabelle di frontiera attuali sono più che sufficienti a tale scopo. In alcune ore uomo di attività un prodotto paghe è importato in un prodotto di  gestione del personale, sviluppo delle risorse umane, per quanto riguarda dati anagrafici, dati economici e contrattuali.

LA MENTALITA’ DEL FORNITORE

La vera condizione da tenere presente, nella scelta di un programma di gestione del personale, è la mentalità che guida il partner che si sta per scegliere, se è di tipo amministrativo (se devo fare le paghe, le presenze, le note spese…) oppure se è di tipo sviluppo del personale (per la valutazione, i mansionari, la gestione della formazione, la sicurezza e visite mediche, i sistemi premianti… insomma tutto il resto oltre l’amministrazione ed il time sheet).

In generale sarò più sicuro nel rivolgermi ad uno specialista rispetto ad un generico, cosa che ci accade anche in campo medico.

UN FATTORE DI SCELTA: LA SEMPLICITA’ DI AVVIAMENTO

Uno dei fattori critici di successo per l’avviamento completo di un software di gestione del personale è sicuramente la semplicità e velocità di avviamento. Molti sistemi per riuscire a contenere tutti i modelli organizzativi che nel tempo hanno incontrato all’interno delle aziende si sono espansi e resi personalizzabili al punto tale che la complessità ha di gran lunga superato l’usabilità. Negli ultimi tempi ci troviamo sempre più spesso a contatto con aziende che non riescono ad avviare il loro programma software per colpa della sua stessa dimensione ed eccessiva possibilità di personalizzazione. Ogni videata diventa quindi un mare di impostazioni e lo stesso produttore trova complessa la gestione.

I Responsabili del Personale più illuminati quindi fanno un passo indietro e chiedono sistemi semplici, magari anche in parte riduttivi (nel numero di funzioni) ma che almeno possano partire con un tempo considerato “decente” e che il progetto possa avere dei paletti senza diventare il doppio se non il triplo della quantificazione inziale.

Anche il nostro consiglio quindi va in questa direzione. Meglio un prodotto meno complesso e con minori possibilità di personalizzazioni ma con maggiori possibilità di essere avviato. Il software di Gestione del Personale non può avere impatti negativi sui progetti Hr, deve invece supportarli e ospitare dei modelli che magari, in fase di inserimento, possono anche essere ridimensionati.

Molto diverso invece per le aziende che hanno budget ampio e/o illimitato. In questi casi, sempre meno frequenti,  è possibile attivare progetti articolati che possano prendere in esame ogni desiderio della divisione Hr. Importante però è rendersi conto che non è possibile avere prodotti personalizzabili, molto ampi, multilingua, multi piattaforma, in grado di ospitare il modello aziendale nel suo complesso senza modifiche, di facile avviamento, che richieda poche giornate di attività uomo di avviamento….. che non abbia costi molto importanti, spesso nemmeno ipotizzabili dalla Direzione HR.

LA CONDIVISIONE DELLE INFORMAZIONI E DEI PROCESSI

L’era dei portali Hr, anche questi una sottocategoria dei Software Gestione del Personale, è tramontata riducendosi, nel 90% delle aziende che incontriamo, a una semplice condivisione delle informazioni e dei processi del personale, come la richiesta ferie e permessi (ovviamente della parte amministrativa), la visione della formazione disponibile, la bacheca del personale, l’anagrafica generale e di divisione, la valutazione del personale – quest’ultimo uno dei motivi principali che spingono i Responsabili del Personale a chiedere sezioni web condivise, ovviamente per evitare la compilazione a mano, o la trascrizione, delle schede di valutazione.

Per tutto il resto notiamo poco interesse, nell’ordine del 10/15% del mercato richiedono portali HR con maggiori funzioni.

La semplicità è fondamentale anche in questa parte della Gestione del Personale, soprattutto in considerazione del fatto che in numerose funzioni il personale accede saltuariamente e quindi le esigenze di Help sono troppo alte se non si adoperano soluzione studiate appositamente per essere molto semplici ed a pochi livelli di interazione.

VEDI ANCHE

Principali esigenze della Direzione del Personale

I responsabili Risorse Umane puntano sempre più sui Software HR

Modelli e sistemi per avviare velocemente il sistema software HR