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Programmazione e gestione carichi di lavoro del personale FTE

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Programmazione gestione carichi di lavoro personale FTE EBC Consulting

 

 

 

 

 

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EBC Consulting | Software e servizi per la gestione e lo sviluppo delle Risorse Umane – Gruppo Zucchetti Spa


 

Sommario

1.       Sintesi 3

2.       Introduzione. 4

2.1.         Analisi Del Processo. 4

2.2.         Strutture Dati 4

3.       Descrizione del Processo Operativo. 6

3.1.         Tabella Master – Pianificazione Annuale. 6

3.2.         Tabella Annuale – Pianificazione Periodo Gestione. 7

3.3.         Tabella Risorse. 7

4.       Applicativi - Manuale D’uso. 8

4.1.         H1 HRMS. 8

4.1.1.           H1 HRMS – Supervisor. 8

4.1.2.           H1 HRMS – Funzioni 10

4.2.         FTE Calculator. 15

4.3.         QlikSense. 20

1.     Sintesi

Lo scopo del seguente documento è quello di fornire una panoramica sulla nuova struttura dedicata alla gestione dei carichi di lavoro nonché le procedure operative di compilazione dei tracciati (Calcolo degli FTE).

Per facilitare la comprensione degli inserimenti e la consultazione dei dati, le procedure sono state corredate di schermate di esempio che descrivono le operazioni.

Verranno illustrate le logiche di interazione tra di dati e le operazioni da effettuare nell’inserimento dei dati.

Legenda relativa alle sigle utilizzate all’interno del documento:

CC / CDC

Centro di Costo

FTE

Full Time Equivalent

FTE Effettivo

FTE impiegato dalla Risorsa Umana sulle attività ad essa associate

FTE Richiesto

FTE richiesto da ogni singola attività.

TUM

Tempo Uomo Mensile espresso in ore/mese

TUM Effettivo

TUM impiegato dalla Risorsa Umana sull’attività X

TUM Richiesto

TUM richiesto per effettuare l’attività X

% SAT

 Percentuale di Saturazione, ossia indica in quale % si impiega il 95% del FTE

H1 HRMS

Software di gestione del personale

H1 Supervisor

Tool di creazione dei Profili

FTE Calculator

Software di gestione dei carichi

QlikSense

Framework per l’analisi dei dati

2.     Introduzione

2.1.    Analisi Del Processo

In quest’ottica sono stati evidenziati i passaggi fondamentali del processo in gestione ad ogni Responsabile:

Ø  Individuazione delle attività di II livello previste in relazione al Centro di Costo (CC) gestito per il periodo di pianificazione interessato;

Ø  Definizione del carico di lavoro mensile (TUM) previsto per l’attività di II livello, con indicazione del relativo FTE annuo richiesto e del conseguente peso percentuale dell’attività nell’economia del CC;

Ø  Individuazione delle risorse umane coinvolte nelle attività di II livello previste per il CC, con riferimento all’impegno da esse esprimibile in relazione alla percentuale di part-time (%PT) definita contrattualmente ed alla percentuale di assegnazione prevista sul CC gestito;

Ø  Ripartizione del carico di lavoro relativo ad ogni attività di II livello sulle risorse umane coinvolte nelle attività del CC gestito, con relativo FTE annuo previsto;

Ø  Verifica, per ogni singola attività gestita, dello scostamento tra il carico di lavoro mensile previsto ed il carico di lavoro espresso dalle risorse coinvolte, con definizione dello stato di copertura dell’attività ed individuazione di eventuale residuo ore esprimibile dalle risorse a vantaggio di altre attività.

L’implementazione delle strutture dati e delle procedure relative prevede l’utilizzo del gestionale H1 Hrms - opportunamente personalizzato - per la gestione operativa da parte dei Responsabili e della piattaforma di Business Intelligence HR Qlik Sense per l’esposizione dei dati aggregati: verrà valutato in modo condiviso quali informazioni essenziali al processo operativo dovranno essere rese disponibili nelle schermate operative rispetto al complesso di dati, visioni aggregate, grafici e riepiloghi consultabili in modo personalizzabile mediante Business Intelligence.

H1 Hrms: https://www.ebcconsulting.com/sistema-software-h1-hrms-gestione-risorse-umane-2015.html

Business Intelligence HR: https://www.ebcconsulting.com/business-intelligence-hr-per-la-direzione-risorse-umane.html

2.2.    Strutture Dati

Data la natura relazionale della base dati predisposta, le informazioni precedentemente gestite in griglie Excel complessive sono state articolate in tabelle, tra le quali sono state definite le opportune relazioni per permettere una gestione dove possibile più agevole e flessibile ed un maggior controllo rispetto alla soluzione precedentemente utilizzata (Excel).

Gestione anagrafiche

Per quanto concerne la gestione delle informazioni anagrafiche delle risorse sono state utilizzate le funzionalità nativamente presenti in H1 Hrms, che permettono di registrare per ogni soggetto:

§  Dati anagrafici di base e stato dell’anagrafica rispetto all’Azienda;

§  Inquadramento contrattuale e percentuale di part-time (%PT);

§  Partecipazione percentuale su uno o più centri di costo;

§  Fruizione della legge 104;

§  Costo orario.

Informazioni di gestione del processo

In relazione alle ulteriori informazioni necessarie alla gestione del processo, sono state predisposte tabelle dedicate:

Tabella Attività II Livello

Nella quale ogni Responsabile (o l’ADMIN) può:

-      indicare le attività di II livello previste per il suo CC, corredate di codice univoco per identificare l’attività in relazione al CC gestito;

-      definire le attività di I livello a cui ogni attività fa riferimento;

-      indicare eventuali indici Produzione o Struttura collegati all’attività.

Tabella Attività I livello

Nella quale vengono specificate le attività di I livello a cui poter collegare le attività di II livello gestite dall’ADMIN.

Tabella Master

Nella quale viene indicata la pianificazione standard prevista su base annuale a cui tutte le successive pianificazioni annuali specifiche faranno riferimento (si veda il paragrafo dedicato).

Tabella Annuale

Articolata in mesi, permette ad ogni Responsabile di indicare la pianificazione prevista su base annuale, con riferimento ad una specifica annualità, in relazione alle ore richieste per le attività gestite in relazione al proprio CC.

Tabella Risorse

Nella quale ogni Responsabile può indicare per ogni risorsa gestita, in relazione ad una specifica mensilità, le ore dedicate ad ogni singola attività di II livello prevista sul CC gestito.

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