INTERCAMBIABILITÀ DEL PERSONALE, SOSTITUZIONE SU ASSENZE PROGRAMMATE O IMPROVVISE
La programmazione del personale e la competitivtà delle organizzazioni, in special modo se regolate da vincoli legislativi (esempio settore Sanità) richiede sempre più spesso una progettazione e gestione equilibrata del numero di risorse umane impiegate a supporto della produzione prevista/richiesta contenendo al massimo i relativi costi.
In questo contesto la gestione della INTERCAMBIABILITA' del personale è un punto fondamentale, per il quale abbiamo sviluppato alcuni modelli di supporto organizzativo.
Tipologia di sostituzione
-
Sostituzione del personale assente sul lungo periodo: Assenze programmate - esempio ferie.
-
Sostituzione del personale sul medio periodo: Assenze programmate - esempio permessi;
-
Sostituzione del personale sul breve periodo: Assenze improvvise - esempio assenteismo o malattie.
Studiare i modelli organizzativi e di competenze presenti nell'organizzazione per incrementare l’intercambiabilità e/o sostituzione dei propri collaboratori è quindi un obiettivo primario per il quale l’azienda deve dotarsi di strumenti di controllo ed elaborazione ai fini di risolvere le situazioni eccezionali e garantire il potenziale di intercambiabilità.
La Business Intelligence Hr, nello specifico i cruscotti Gestione dinamica degli Indici di Intercambiabilità del Personale sviluppati da Bplus per la Direzione del Gruppo Data Medica sul Software Gestione Risorse Umane H1 Hrms, supportano la divisione HR nella gestione dell'intercambiabilità del personale.
ESEMPIO DI REPORT SULLA SOSTITUZIONE DEL PERSONALE
Le esigenze della gestione della sostituzione del personale in azienda sono individuate su tre livelli temporali (breve, medio e medio/lungo periodo). La risposta alle esigenze di breve e medio si individuano nella Matrice di Polivalenza (cfr. ISO 9001), mentre quella sul medio/lungo periodo viene individuata nel calcolo dinamico dell’Indice Strategico di Intercambiabilità del Personale (cfr. teorie sulla Gestione delle Risorse umane per la Strategia dell’azienda).
L’adozione di un Modello/strumento di gestione per competenze del personale consente di creare un cruscotto gestionale che soddisfa tutti i livelli di esigenza.
IIp = Indice di Sostituzione/Intercambiabilità delle Risorse Umane= N° medio di competenze possedute (rispetto al set di competenze al denominatore) da tutte le persone associate in una aggregazione organizzativa individuata / N° totale di competenze distinte richieste da tutti i ruoli individuati nella medesima aggregazione organizzativa individuata.
La scelta adeguata del livello aggregativo dell’organizzazione rispetto al quale elaborare gli indici di Intercambiabilità dipende dalle caratteristiche dell’organizzazione e può essere differente per i vari ambiti della stessa: un cruscotto dinamico ed interattivo è quindi sicuramente lo strumento più adatto rispetto ai report statici tradizionali.
Non tutte le competenze associate ai ruoli hanno però la medesima importanza ai fini del calcolo dell’Indice di Intercambiabilità del Personale. Per poter “pesare” questa differenza è indispensabile adottare un sistema informativo che consenta di categorizzare la mappatura di ogni competenza su ciascun ruolo (esempio: la stessa competenza può essere tecnica per un ruolo e non tecnica per un altro). La maggior parte dei SW di Gestione HR in circolazione non consente questa distinzione: il software H1 Hrms di EBC Consulting soddisfa invece questo requisito.
La categorizzazione delle competenze sul ruolo per evitare un assurdo concettuale del modello di calcolo induce la necessità di distinguere un Indice Generale dagli Indici di Categoria che consentono di focalizzare l’attenzione del gestore sugli aspetti prioritari dell’esigenza cui deve trovare immediata risposta nella quotidianità della gestione del personale.
I cruscotti di analisi e gestione della INTERCAMBIABILITA’ / SOSTITUZIONE del personale sfruttano una caratteristica unica della piattaforma Hrms, cioè la possibilità di categorizzare la relazione di mappatura di ogni competenza su ogni specifico ruolo.
Oltre alla registrazione, nel dizionario delle competenze, degli attributi di categorizzazione delle competenze stesse (oltre ai tradizionali “area” e “tipo”) Hrms consente di categorizzare il legame che viene instaurato fra competenze e ruolo (mappatura delle competenze).
Non si tratta solamente di inserire alcuni campi nelle tabelle delle competenze ma si tratta di instaurare un collegamento logico di relazione fra le tabelle che costituiscono il cuore del “modello di gestione per competenze” .
La gestione dinamica dell’intercambiabilità del personale in H1 Hrms pur potendo servire anche alle TAVOLE DI RIMPIAZZO va oltre poiché:
- è dinamica: proprio anche grazie alla particolarità informatica di H1 Hrms consente elaborazioni in tempo reale del ranking dei possibili sostituti, mentre l’elaborazione classica delle tavole di rimpiazzo necessita di far riferimento ad una foto statica dell’organizzazione per poter essere predisposta ed è quindi onerosa perché periodicamente deve essere rielaborata da una nuova “foto”;
- può essere estesa, a parità di sforzo, a tutti ruoli e tutte le persone nell’organizzazione;
- può essere utilizzata a supporto delle “sostituzioni al volo” del personale.
ESEMPIO GRAFICO INDICE GENERALE DI INTERCAMBIABILITA'/SOSTITUZIONE DEL PERSONALE
VEDI ANCHE:
Consulenza HR - Tavole di Rimpiazzo - sostituzioni (competenze e attività)
