Il budget e il controllo del costo del Lavoro

Un approccio integrato per l’efficientamento aziendale

Il costo del lavoro è da sempre uno dei primi componenti dei costi aziendali che le Organizzazioni, nelle fasi di crisi, aggrediscono con il rischio di privarsi delle competenze necessarie allo sviluppo del proprio business.

Le imprese hanno attribuito, nel tempo, finalità diverse all’utilizzo del proprio personale, in funzione – soprattutto – dell’evoluzione tecnologica del periodo:

Ai nostri giorni, la tecnologia e l’adozione di sistemi organizzativi complessi hanno riportato in evidenza il contributo dell’individuo alla creazione del valore e al vantaggio competitivo di un’azienda.

Ma ancora oggi, il costo del lavoro rappresenta, per le aziende, una delle voci di spesa tra le più importanti e significative (in alcuni settori anzi rappresenta proprio la più importante) e talvolta difficilmente gestibile nei momenti di crisi. Da qui la necessità di avvalersi di soluzioni informatiche (per il budget ed il monitoraggio) in grado di realizzare simulazioni in funzione di necessità organizzative, adozione di sistemi premianti, incrementi retributivi, ecc.

L’azienda che si accinge a predisporre il budget del personale deve quindi effettuare un’attenta raccolta ed analisi degli elementi che incidono sul costo del lavoro in funzione degli obiettivi, delle esigenze e delle strategie aziendali.

Nella nostra esperienza di Consulenti abbiamo verificato, nel processo di costruzione del budget del costo del lavoro, alcuni gap ricorrenti:

• il budget del costo del lavoro prende, di solito, in considerazione voci di costo afferenti al personale dipendente con contratti di lavoro subordinato;
• il processo per la redazione del budget tende ad essere vissuto come la rivisitazione di quanto consuntivato l’anno precedente, anziché come momento di analisi dei fabbisogni legati allo sviluppo, delle possibili razionalizzazioni nell’organizzazione del lavoro piuttosto che di politiche retributive diversificate.

Il nostro obiettivo, nei processi di accompagnamento delle Aziende clienti, è invece quello di costruire un budget del personale che sia:

1. uno strumento previsionale di tutti quegli eventi afferenti all’organizzazione;
2. uno strumento di misura e monitoraggio di aree di inefficienza.

A nostro avviso, il budget del personale dovrebbe essere il momento ideale per monitorare analiticamente tutti i processi aziendali allo scopo di verificarne l’effettiva efficienza. Il presupposto è che:

• cambiano le strategie del business
• i processi ed il modello organizzativo devono essere costantemente allineati alle strategie del business
• di conseguenza la composizione del costo del lavoro deve variare per essere coerente con i cambiamenti.

Per questo motivo, nella costruzione del budget e del controllo del costo del lavoro, bisognerebbe considerare i seguenti aspetti:

• disporre del maggior dettaglio possibile relativamente ai costi del personale con contratto di lavoro subordinato, per comprendere dove si determineranno le maggiori variazioni di costo (scatti di anzianità, automatismi contrattuali, erogazione di liberalità, ecc.);
• considerare, nel dato gestionale del costo del lavoro, anche i costi indiretti: consulenze specialistiche ricorrenti (solitamente imputate ai costi generali e/o assegnate alle singole funzioni), utilizzo di personale interinale,……;
• conseguire una vista di insieme, all’interno del Budget del costo del lavoro, da parte della Funzione del Personale, che consente di analizzare i fenomeni organizzativi sottostanti l’utilizzo delle risorse indirette e di valutare se coprono fabbisogni temporanei, inefficienze organizzative o se sono legate allo sviluppo del business;
• verificare tutte le tipologie di costi variabili, sempre afferenti al costo del lavoro, spesso contabilizzate nel budget della funzione che li genera, ma non governate dalla Funzione del Personale. Ad esempio i costi genericamente imputati alle trasferte (rimborsi per utilizzo di auto private ad uso aziendale, rimborsi per vitto ed alloggio, indennità di trasferta, auto aziendali o di pool) necessitano di un presidio, da parte della Funzione del Personale per almeno due motivi: innanzitutto perché sono regolati da Policy Aziendali che sono determinate dalle scelte di politica retributiva e di compensation che l’Azienda si è data; inoltre per l’incidenza che hanno sul costo del lavoro complessivo. La vista complessiva ed il monitoraggio costante di questi costi rende più facile individuare meccanismi o soluzioni in grado di generare riduzioni di costi, attraverso soluzioni strumentali (es. creazione di un parco auto di pool) oppure organizzative (es. organizzazione centralizzata delle trasferte);

• analisi degli straordinari e del monte ferie del personale; spesso dietro a questi costi si nascondono incrementi di carico di lavoro, eventi straordinari, stagionalità,… che, una volta generatisi, tendono comunque a mantenere il volume di tempo incrementato.

’’L’analisi dei carichi di lavoro, unitamente ad una accurata analisi del costo unitario complessivo del lavoro, ci ha spesso permesso di individuare in maniera mirata aree di efficientamento senza depauperare l’azienda di risorse e competenze fondamentali alla creazione del valore’’.

La Funzione del Personale, con i suoi strumenti di pianificazione e controllo del costo del lavoro, risulta pertanto strategica per il conseguimento degli obiettivi aziendali, in quanto:

• è una funzione trasversale ai diversi processi aziendali;
• ha un naturale approccio integrato all’organizzazione aziendale.

di Diana Bitelli, Germano Mazzetti, Claudia Zanchi

MetesDtn Srl

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