PAGHE ED AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE IN OUTSOURCING

Gestione risorse umane in outsourcing, paghe e stipendi - elaborazione buste paga

Gestione analisi e valutazione del personale in outsourcing

Funzioni, modelli e servizi per il Responsabile Hr / staff HR 

Amministrazione del personale, elaborazione paghe e stipendi dei dipendenti.

Servizio di gestione Paghe ed Amministrazione del Personale, per affiancare l’azienda - oppure lo studio, nell’elaborazione completa dei cedolini, dei modelli e della gestione HR in generale, grazie a modalità semplificate, flessibili e nel rispetto costante di tutti gli obblighi legislativi.

Elaborare le paghe del personale, e tutti i modelli collegati, assieme ad una gestione più ampia delle Risorse Umane significa operare in tutte le fasi del rapporto con le persone, dal ricevimento del CV, alla gestione della selezione, dall’assunzione effettiva al licenziamento.  Nelle aziende più esigenti inseriamo anche tutti i modelli avanzati di gestione delle risorse umane, come valutazione del personale, MBO, JobDescription, Competenze, Analisi Avanzate, Business Intelligence. L’azienda viene quindi assistita completamente per tutto quanto riguarda le sue risorse interne ed esterne.

Il servizio comprende la gestione di tutti gli adempimenti collegati, sia amministrativi sia fiscali ed economici, collegati al contratto ed al rapporto di lavoro – il calcolo della busta paga (cedolino) – il calcolo delle contribuzioni previdenziali ed assicurativi – calcolo imposte e tasse del personale e dell’azienda – la redazione delle denuncie, sia aziendali sia personali – i rapporti con tutti gli enti interessati – tutta la gestione degli obblighi di legge e di normative sulla sicurezza e qualità.
Tutte le obbligatorietà di adempimenti a carico del datore di lavoro sono sempre gestite centralmente, da professionisti sulle paghe del personale, compresi i rapporti sindacali, la gestione dei collegi e la preparazione dei documenti e dei report per i CDA, se necessari.

La gestione degli infortuni sul lavoro, supportati anche da appositi software dedicati e collegati con gli enti competenti, vengono seguiti e monitorati. Eventi importanti come la maternità, le aspettative, eventuali procedimenti di cassa integrazione, licenziamenti, dimissioni…ecc.ecc. La gestione delle assunzioni del personale viene coordinata tra i vari software interessati, come gestione e sviluppo HR, sicurezza e visite mediche, consegna DPI e materiale al dipendente, posizionamento organizzativo della nuova risorsa, inserimento nel sistema amministrativo per la generazione della busta paga, collegamento al sistema di gestione presenze ed accessi per il monitoraggio della risorsa all’interno dell’organizzazione.

Nell’instante in cui una persona nuova entra in organico oltre alla “semplice” busta paga si attiva una serie importante di attività che nelle organizzazioni moderne non può in alcun modo essere trascurata – ha una importanza molto simile alla gestione amministrativa.

La “gestione del personale”  ed il Software paghe dell’azienda devono diventare una sola attività  in quanto la sola amministrazione non è più sufficiente, anzi ne è una piccola parte. EBC Consulting riesce ad integrare i vari sistemi già presenti in azienda per favorire questa attività di concertazione di software ambito risorse umane.
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H1 Hrms paghe è la soluzione software ideata per semplificare la gestione completa degli adempimenti, aumentando sensibilmente la produttività delle risorse impiegate nell’ufficio Payroll.

Il sistema paghe è integrato, nei dati anagrafici, contrattuali ed economici con H1 Hrms Risorse Umane / HR Book, permettendo un unico punto di ingresso / inserimento dati anagrafici oltre alla sincronizzazione dei sistemi di Analisi dati paghe del personale grazie alla Business Intelligence Hr di EBC Consulting. La gestione della contabilità, dei redditi e dei bilanci completa il sistema.

Il sistema software di gestione paghe gestisce completamente i vari adempimenti payroll/paghe di studi ed aziende. I vari partner di EBC Consulting dispongono complessivamente di oltre 9 sistemi diversi, ognuno con maggior aderenza a settori specifici, così da permettere una verticalizzazione unica nel suo genere, con evidente risparmio di tempo e risorse di avviamento e messa a regime.

La moderna gestione degli archivi, dello storico dei dati di paghe, dei collegamenti con i sistemi di analisi dati Business Intelligence HR, i collegamenti con tutti i software di gestione presenze, turni, note spese, rendicontazione, budget del personale, timesheet e controllo accessi consentono all’impresa di ridurre a zero i problemi di integrazione generale dei sistemi software hr.

Eventuali integrazioni con altri software ambito risorse umane, già presenti in azienda, sono realizzabili tramite tracciati predefiniti di collegamento.

Procedura di Amministrazione del Personale

La procedura, integrata con H1 Hrms, permette la gestione amministrativa del personale in outsourcing, paghe e stipendi,  completa, multi-contrattuale e multi-aziendale, emissione delle paghe, inclusi gli adempimenti obbligatori DM10, EMENS, F24, CUD, 770, autoliquidazione INAIL;  generazione dei file per l'invio telematico. L'elaborazione del cedolino avviene in modalità outsourcing.

La elaborazione dei cedolini, buste paga, avviene con modalità Outsourcing, sfruttando il data center di e lasciando comunque al cliente la possibilità di accedere, visualizzare ed apportare, eventuali, modifiche al sistema di amministrazione del personale.

AGGIORNAMENTI MENSILI DELLE TABELLE PRECARICATE E AGGIORNATE Contrattuali C.C.N.L.: minimo tabellare, scatti anzianità, indennità vacanza da contratto, percentuali apprendisti, erogazione automatica  arretrati,  una tantum previsti nei rinnovi C.C.N.L.
Previdenziali: aliquote contributive INPS, minimali e massimali Inps e Inail, assegni nucleo familiare, agevolazioni contributive varie, contratti formazione lavoro, contratti di inserimento e altre assunzioni agevolate.
Fiscali: tabelle IRPEF, aliquote delle addizionali comunali e regionali, come da contratto. 

STORICIZZAZIONE DEI DATI  Tutti i dati sono storicizzati e passati, mensilmente,  ad H1 Hrms per una elaborazione multidimensionale dei valori de personale, compresi quelli relativi all'amministrazione del personale e alla emissione delle buste paga e dei cedolini.

La storicizzazione dei dati amministrativi, paghe e contributi, delle risorse umane è mensile, direttamente collegata al sistema DWH Data Warehouse di H1.

INVIO DATI ALLA CONTABILITA -  Il sistema di amministrazione del personale di Hit  permette il trasferimento dei dati contabili, derivanti dalle elaborazioni mensili dei cedolini, direttamente alla contabilità fiscale, attraverso un file automatico di integrazione collaudato tra il programma di gestione paghe del personale ed H1 Hrms

TECNOLOGIA sistema per l'amministrazione del personale in outsourcing

Si tratta di una soluzione altamente integrata, che consente una grande flessibilità nell'adeguamento del software alle peculiarità dell'azienda cliente, unitamente ad una grande semplicità d'uso, e nasce in un ambito professionale attento agli aspetti operativi e sensibile alle esigenze di assistenza al cliente in un contesto normativo fortemente variabile.

La fornitura del pacchetto comprende le personalizzazioni legate alle particolarità aziendali, nonché l'interfaccia con il sistema di rilevazione presenze adottato.  

L'assistenza fornita comprende l'aggiornamento connesso a tutte le modifiche normative derivati da leggi, disposizioni amministrative o da contratti collettivi.

Il Cliente riceverà con tempestività ed a bassi costi la manutenzione dei propri contratti (CCNL, contratti a progetto, a progetto, ecc.):

• Circolari mensili o plurimensili secondo necessità inerenti tutte le variazioni relative alle modifiche FISCALI, CONTRIBUTIVE, CONTRATTUALI, ecc.
• Aggiornamenti dei programmi e dei dati relativi a tabelle fiscali, contributive, contrattuali che hanno subito variazioni dovute a leggi e contratti nazionali, con implementazione della documentazione attiva esistente nei programmi. Ciò consente all'utente l'utilizzo immediato delle variazioni direttamente a video.
• Informazioni sulle nuove release del prodotto globale di amministrazione del personale.

SERVIZI

L'approccio ai servizi è finalizzato alla progettazione di una soluzione studiata appositamente sui bisogni del Cliente. L'offerta può variare dalla formula minima costituita dalla terziarizzazione dell'elaborazione delle retribuzioni (ASP) alla formula massima rappresentata dalla gestione completa dell'amministrazione del personale, elaborazione paghe (OUTSOURCING COMPLETO). L'ottica è di partnership e l'interazione tra il sistema di amministrazione del personale ed il Cliente nel corso del processo di erogazione del servizio è tesa al miglioramento continuo della qualità del servizio stesso.

Elaborazione amministrazione del personale assistita in modalità ASP

E' la formula minima di outsourcing dell'elaborazione delle paghe.

L'approccio si differenzia dalla modalità tradizionale di elaborazione delle retribuzioni, che prevede l'installazione, presso il cliente, del software di calcolo, e pone in carico al cliente stesso una serie di attività di tipo informatico-organizzativo che non attengono alle competenze di amministrazione del personale (installazione SW, manutenzione e installazione aggiornamenti, gestione dell'hardware, archiviazione dei dati ecc..)

Sotto-processi mensili Payroll modalità - pacchetto tradizionale

Con l'attivazione della modalità ASP l'azienda cliente accede al software attraverso Internet, collegandosi al Data Center dove risiedono sia il programma che gli archivi.
Attraverso la sua user-id e la sua password, l'addetto all'elaborazione delle paghe può operare per la gestione del data-entry e delle stampe, può lanciare tutte le procedure di elaborazione e stampa dei cedolini e del post paga (elaborati fiscali e contributivi, produzione del file di contabilità per contabilizzazione degli stipendi ecc.) e può accedere ed importare i propri archivi anagrafici, elaborandoli con il report generator presente nel programma o con altri strumenti.
Gli aggiornamenti del prodotto, sia normativi che contrattuali sono gestiti direttamente dal sistema di amministrazione del personale.
Il Data Center provvede autonomamente alle procedure di back-up giornaliero e di  salvataggio mensile degli archivi.

Il software di amministrazione del personale in outsourching offre al cliente un'assistenza qualificata sull'utilizzo ottimale del sistema, immediata ed in tempo reale, mettendo a disposizione un gruppo di referenti - esperti di amministrazione del personale - ed avendo in linea i dati e gli archivi del cliente stesso; viene inoltre inviata mensilmente una circolare tecnica sull'utilizzo del programma, sulle novità apportate e sugli aggiornamenti contrattuali, fiscali e previdenziali.

A seconda delle esigenze dell'azienda cliente estrazioni, stampe, inserimenti possono essere eseguiti da Hit o dal cliente stesso. Hit può anche provvedere a tutti gli invii telematici mensili, trimestrali o annuali richiesti dai vari enti.
Il software di gestione in outsourcing interviene anche sul programma per permettere la gestione personalizzata di accordi sindacali, premi, maturazioni mensili, automatismi ecc.; può inoltre creare vari tipi di file per il passaggio di dati da o per il programma paghe.

I cedolini possono essere stampati presso il cliente, inviati via e-mail al dipendente, o stampati preso Hit, che offre un completo servizio di stampa e imbustamento del cedolino laser, con possibilità di servizi aggiuntivi quali: ordinamenti di stampa particolari, inserimento nella busta di altri fogli come cartellino presenza o comunicazioni ai dipendenti, spedizione finale dei cedolini imbustati e dei vidimati da conservare in azienda.

Il sistema di gestione, inoltre, può supportare il cliente nella gestione di qualsiasi parte del processo di elaborazione delle paghe, sia in maniera strutturale che per far fronte a improvvise esigenze (mancanza di personale addetto esperto, operazioni straordinarie).

Sotto-processi mensili Payroll modalità ASP avanzato

Un gruppo di professionisti del Servizio Assistenza, scelto già in sede di definizione contrattuale,  sarà dedicato al Cliente al fine di seguirlo per l'utilizzo ottimale del sistema informativo e per gli aspetti normativi e contrattuali.

I vantaggi di questa soluzione:

OUTSOURCING COMPLETO

Il servizio consiste in una formula diversificata e personalizzata sulle esigenze del Cliente. La gestione amministrativa del personale del Cliente è seguita da un team di professionisti con esperienza maturata presso aziende di diversi settori.

In fase iniziale, il Cliente fornirà al sistema di gestione amministazione Hr la documentazione riguardante la contrattualistica aziendale.

Sotto-processi mensili Payroll modalità Outsourcing base

Attività oggetto di outsourcing:

Sotto-processi mensili Payroll modalità Outsourcing completo

I vantaggi dell'outsourcing:

DISPONIBILITA' DEI DATI

Qualunque sia il livello di servizio prescelto per l'amministrazione del personale - dalla modalità ASP base alla modalità Outsourcing completo - l'azienda cliente può accedere ai propri dati con strumenti semplici, potenti e scalabili, che vanno dalla fornitura di dati estratti dalle anagrafiche (forniti su file di tipo .xls o .dbf) fino a sofisticati tools di business intelligence che consentono di navigare nei dati dell'Amministrazione del Personale, operando simulazioni e statistiche o compiendo estrazioni di qualsiasi informazione contenuta nel data base di paghe e stipendi, con elaborazione dei dati in locale sul proprio PC.

Allo stesso modo, gli archivi vengono mensilmente allineati con l'eventuale software di gestione del personale H1 Hrms, automatizzando così la manutenzione dei dati anagrafici e retributivi utilizzati per gestione, sviluppo e formazione.

Architettura del sistema

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