J-Architecture: una vera e potente architettura
E' il nostro fiore all'occhiello, una applicazione nella quale abbiamo investito altre 20 anni/uomo di lavoro a cui hanno partecipato professionisti di alto profilo. Questa applicazione, il cui nome commerciale è J-Architecture, si compone di due parti: il Process Definition Tool (PDT) ed il Workflow Engine (WE). Qui, però, non intendiamo descrivere tanto le funzionalità dell? applicazione quanto l'utilità percepibile dalla Direzione del Personale, da quella Amministrativa, dall?Organizzazione, ecc., in sostanza da tutte quelle strutture aziendali coinvolte, a vario titolo, nella scelta della società cui affidare il progetto della gestione delle note spese.
Ecco quindi un elenco, certamente non esaustivo, dove l'ordine degli argomenti non rappresenta una priorità in senso assoluto, consapevoli che ciascuno opera in un contesto che ha proprie esigenze:
Libera definizione del/i processi
Come abbiamo detto i processi attinenti le note spese potrebbero essere differenziati anche in relazione a funzioni gerarchiche aziendali. Esempio: Note spese mensili per i dirigenti (magari redatte dalla segretaria); richiesta ed autorizzazione alla trasferta, da parte del personale tecnico, ed approvazione delle spese. Tutte le nostre esperienze hanno evidenziato differenze più o meno marcate nei processi ma, grazie alla flessibilità dello strumento, hanno sempre trovato una rapida risposta nello strumento. Nell?ambito di ciascun processo potranno essere definiti: i dati trattati nel processo stesso; i ruoli; gli stati o transizioni; le attività; gli operatori.
Gestione delle notifiche
Può servire, per citare solo due esempi, per sollecitare l'approvazione di una trasferta o l'erogazione di un anticipo. Una notifica può avvenire con un messaggio sul desktop, via SMS e/o posta elettronica
Gestione delle surroghe
Consente, ad esempio, di subentrare nelle attività di un collaboratore assente per cause di forza maggiore, come accade nelle malattie, infortuni, ecc..
Gestione delle deleghe
Attraverso l'accordo tra due colleghi o per incarico di una funzione gerarchica superiore, una persona può essere autorizzata a svolgere tutte o parte delle attività della persona sostituita. E' utile nella gestione di assenze programmate (ferie e permessi; viaggi aziendali; ecc.).
Gestione del registro delle attività
Ogni attività compiuta sul ciascun documento viene puntualmente registrata. E' sempre possibile sapere, da chi è abilitato all'esplorazione di questi dati, chi ha autorizzato una trasferta, quando sono state registrate le spese, chi le ha autorizzate, quando sono state liquidate, ecc.
Gestione delle schedulazioni
Può essere utile, ad esempio, per rilevare quotidianamente dall'archivio dell'applicazione delle retribuzioni, i nuovi assunti ed i dimissionari aggiornando i dati in TNSJ
Gestione delle query
Facilità la ricerca di qualsiasi informazione. Le query sono memorizzabili sia in base ai ruoli ma anche da ogni singolo utente. Naturalmente ciascuno potrà effettuare ricerche sulla porzioni di dati sui quali gli è consentito l'accesso (gestione dei domìni).
Il sistema TNSJ per la gestione delle note spese e delle trasferte è integrato con H1 Hrms per la gestione delle risorse umane.
