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GESTIONE NOTE SPESE E TRASFERTE 

PIANO DI IMPLEMENTAZIONE STANDARD

Moduli base  piano di implementazione standard 
 

Anagrafiche

Anticipi e restituzioni

 

Work flow nota spese

Biglietteria e prepagati

 

Modalità inserimento semplificato

Statistiche

 

Massimali fiscali e aziendali

Export verso procedure contabili

 

Valute e cambi

Export verso procedure paghe

Step 1

Kick Off del progetto

Capo progetto

GG 0,5

Attività:

Avviamento del progetto. Questo primo incontro è dedicato alla raccolta di tutte le informazioni necessarie per l'installazione completa del programma: vengono definiti i responsabili aziendali del progetto, i tempi ed i modi per l'attivazione, si raccolgono ulteriori dettagli sull'organizzazione dell'azienda e sulle sue attività, si esegue un riepilogo di tutte le esigenze del cliente emerse nei contatti precedenti'
Particolarmente importante è l'analisi, da parte del tecnico Sistemista di Freefile, in collaborazione con il Responsabile dei sistemi Informativi dell'azienda, dei requisiti tecnici richiesti per l'installazione del programma e per l'attivazione di un canale per la teleassistenza (cioè la creazione di un collegamento che permetta a Freefile di effettuare una continua assistenza anche a distanza).

Figure coinvolte:

Resp. Sistemi Informativi

Resp. Ufficio del Personale

 

Resp. Amministrativo

Key user Nota Spese

Step 2

Creazione ambiente su server '

Analista

GG 0,5

Attività:

Viene creato un sito Web dedicato al cliente e residente sul server di Freefile.
E' come un laboratorio dove il cliente può iniziare da subito ad utilizzare il programma, a familiarizzare con le sue caratteristiche e può suggerire eventuali modifiche. La creazione di questo ambiente di test permette di accelerare i tempi della formazione: non è necessario infatti attendere eventuali adeguamenti hardware o software del cliente prima di iniziare a lavorare sul programma.
In questo laboratorio, Freefile e l'azienda collaborano alla formazione del prodotto personalizzato che diventerà alla fine il programma effettivamente installato.

Figure coinvolte:

Non è richiesto il coinvolgimento di personale del cliente

Step 3

Formazione ad utente tecnico/amministrativo

Analista

GG 2

Attività:

Nelle giornate di formazione ed affiancamento vengono forniti le informazioni ed i concetti necessari per un uso semplice ma completo di tutte le funzionalità del programma. La formazione viene differenziata a seconda del tipo di utente: l'amministratore dovrà essere in grado di gestire e comprendere il funzionamento di tutte le funzioni, così da rendersi indipendente anche nelle attività di gestione delle autorizzazioni e menù.

Figure coinvolte:

Resp. Amministrativo

Resp. Ufficio del Personale

 

Key user Nota Spese

 

Step 4

Configurazione work flow gerarchico della nota spese

Analista

GG 1

Attività:

Questa fase è dedicata alla configurazione del workflow sulla base della struttura e delle esigenze dell'azienda.
Workflow è il processo di approvazione e controllo delle note spese e delle varie richieste di autorizzazione che il trasfertista inoltra. Viene disegnato il flusso di approvazione e controllo, cioè la gerarchia attraverso cui le note spese devono passare prima di essere contabilizzate e rimborsate. E' possibile inoltre attivare e personalizzare la messaggistica interna, cioè le mail che ad ogni passaggio del workflow vengono inviate alle persone coinvolte.

Figure coinvolte:

Resp. Amministrativo

Resp. Ufficio del Personale

 

Key user Nota Spese

 

Step 5

Configurazione work flow gerarchico degli anticipi

Analista

GG 0,5

Attività:

In questa fase si svolge un'attività analoga allo step precedente, ma per il workflow relativo alla gestione degli anticipi (il denaro contante che viene anticipato al trasfertista e che viene eventualmente restituito al termine della missione). Viene configurato il flusso di approvazione e controllo e la relativa messaggistica.

Figure coinvolte:

Resp. Amministrativo

Resp. Ufficio del Personale

 

Key user Nota Spese

 

Step 6

Flussi contabili e paghe

Analista

GG 1

Attività:

Dopo aver approfondito la prassi contabile dell'azienda, si procede alla configurazione della parte del programma relativa alla contabilizzazione ed al rimborso delle Note spesa. Si creano gli eventuali collegamenti con i software gestionali utilizzati dall'azienda per il calcolo delle retribuzioni e per la contabilità.

Figure coinvolte:

Resp. Amministrativo

Resp. Ufficio del Personale

 

Key user Nota Spese

 

Step 7

Formazione ad un key user

Analista

GG 1

Attività:

Una volta individuato il responsabile aziendale che si occuperà di gestire come amministratore il programma, si procede nella sua specifica formazione e nell'affiancamento. Vengono compilate alcune note spese tipiche e si verifica che il responsabile abbia acquisito dimestichezza con le diverse funzioni. Tale responsabile deve diventare lo specialista interno del prodotto e colui che farà da intermediario fra l'azienda e Freefile per eventuali richieste future.

Figure coinvolte:

Resp. Ufficio Nota Spese ---- operativo Ufficio Nota Spese

Step 8

Reporting

Analista

GG 0,5

Attività:

Questa attività consiste nella configurazione della reportistica. Il programma è dotato di numerose stampe statistiche e riepilogative, che costituiscono un importante supporto informativo per la gestione.
Tali report possono essere fortemente personalizzati in base alle esigenze dell'azienda.

Figure coinvolte:

Resp. Amministrativo

Key user Nota Spese

Step 9

Formazione agli utenti

Analista

GG 0,5

Attività:

La formazione agli utenti finali dà i frutti migliori se viene effettuata direttamente dai key user. I consulenti  supportano gli utenti chiave nella fase di istruzione ai colleghi, rispondendo alle domande dei colleghi o risolvendo questioni più "tecniche".

Figure coinvolte:

Key user Nota Spese

Step 10

Installazione procedura su server aziendale

Sistemista + Analista

GG 1,5

Attività:

Il tecnico ed il responsabile dei Sistemi Informativi dell?azienda collaborano per strutturare l'ambiente definitivo in cui il programma verrà usato. Vengono verificati i requisiti tecnici e si procede all'installazione e configurazione definitiva (verifica requisiti server side ? restore del database sul server aziendale ? installazione componenti sull?application server aziendale ? configurazione del sistema per invio comunicazioni tramite mail server aziendale ? verifica requisiti client ).
Al termine del processo viene eseguito un test completo del nuovo ambiente installato.

Figure coinvolte:

Resp. Sistemi Informativi

Step 11

Incontro a chiusura del progetto

Capo progetto

GG 0,5

Attività:

Viene rivista la configurazione generale del programma e tutte le personalizzazioni, per avere conferma ed approvazione della forma definitiva assunta dal prodotto. Risposta ad eventuali dubbi e richieste del cliente rimaste aperte.

Figure coinvolte:

Resp. Sistemi Informativi

Resp. Ufficio del Personale

 

Resp. Amministrativo

Key user Nota Spese

Totale giornate progetto

9,5 G

sistema integrabile con H1 Hrms

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