Suggerimenti pratici per la formazione all’uso del software in azienda

Negli ultimi anni è notevolmente cresciuta  l’importanza di quella che viene definita come “alfabetizzazione informatica”, ovvero la capacità delle persone di utilizzare applicativi software, ed è anche aumentato il livello di conoscenza di utilizzo dei software richiesti per qualsiasi posizione aziendale. 

Ad oggi saper inviare mail e navigare in rete non è più sufficiente: è infatti sempre più  richiesta una adeguata conoscenza dei software di scrittura e di calcolo, nonché degli applicativi propri di determinati ruoli aziendali come ad esempio gli addetti alla redazione della retribuzione, i graphic designer, gli architetti.  Di fatto i requisiti relativi alle conoscenze informatiche sono aumentati vertiginosamente in tutti i tipi di organizzazioni così come gli investimenti nella formazione in questo campo da parte delle imprese.

Ma quali sono gli aspetti da tenere in considerazione nel pianificare e implementare un intervento formativo nell’ambito dell’uso di applicativi per aziende? Quali metodologie di insegnamento sono meglio indicate al fine di trasferire adeguatamente le conoscenze previste?

In questo articolo vedremo quali sono le indicazioni pratiche che si rivelano più efficaci in termini di approccio all’insegnamento, strumenti e metodologie e metodi di design di intervento alla formazione all’uso dei software.

L’APPROCCIO ALL’INSEGNAMENTO

Le regole generali
Per quanto riguarda l’approccio generale all’insegnamento, i partecipanti di un corso beneficiano di modalità che consentano sia l’osservare direttamente qualcuno che operi sul software sia il provare ad interagire direttamente sull’applicativo.

Il compito del formatore dovrebbe essere quello di mostrare ai presenti le funzionalità del software agendo direttamente su di esso e di fornire feedback immediato nel momento in cui i controlli passano ai partecipanti.  Inoltre è bene che vengano mostrate più componenti possibili del software, in modo da non lasciare dubbi sulla logica generale del programma.

È anche importante, durante gli incontri, tenere sempre presente gli obiettivi organizzativi che il software può aiutare a raggiungere e fare in modo che gli utenti finali ne siano pienamente consapevoli.

Che cosa fare?
Una buona pratica dovrebbe dunque prevedere l’allestimento di lezioni in ambienti nei quali  ogni partecipante abbia sia una chiara visione di quello che viene spiegato sia la possibilità di mettere mano al software: un esempio possono essere aulee informatiche, laboratori o sessioni di videoconferenze interattive. Tali setting dovrebbero permettere a ciascuno dei partecipanti l’accesso al software, perciò ad ogni partecipante andrebbe assegnato un computer sul quale sia installato il programma.

Le lezioni dovrebbero comprendere una parte iniziale di spiegazione completa e esauriente sia dei motivi per i quali il software è stato implementato e delle sue funzioni principali che posso apportare un miglioramento della performance aziendale, sia delle logiche sottostanti le singole componenti del software. Queste ultime dovrebbero essere passate in rassegna e spiegate una per una, per fare in modo che il programma venga appreso in modo coerente in tutte le sue parti. Dovrebbe poi seguire una dimostrazione pratica, nella quale il formatore, spiegando i singoli passaggi, esegue le relative procedure. Tutti gli allievi devono essere in grado di vedere ciò che il formatore sta facendo, inclusi i movimenti del cursore su schermo, e prendere nota delle conseguenze di ogni “click”. La seconda parte deve essere costituita da esercitazioni nelle quali gli utenti cercano di replicare i passaggi precedentemente mostrati. In questa parte il formatore fornisce commenti e indicazioni in forma di feedback, correggendo eventuali errori.

I MATERIALI DA UTILIZZARE

Le regole generali
Nella scelta degli strumenti di formazione, si dovrebbe tenere presente che la scelta di piattaforme tecnologiche potrebbe comportare notevoli vantaggi, se ben sfruttate. In questo senso, è necessario che il medium utilizzato consenta una chiara comunicazione tra i partecipanti e permetta diretto accesso alla manipolazione del software oggetto di formazione.

Che cosa scegliere?
Stando a questi parametri, tra gli strumenti più vantaggiosi possiamo annoverare i software di condivisione di schermo remoto. Grazie a questi programmi, il formatore e il/gli utenti possono collegarsi da qualsiasi dispositivo (perfino un dispositivo cellulare) al computer nel quale il programma è installato. In questo modo non solo è possibile osservare in tempo reale le dimostrazioni del formatore, ma anche di agire direttamente sul programma da remoto.

Eventuali manuali e filmati dovrebbero contenere sempre didascalie e spiegazioni associate chiaramente ad immagini tratte dal software, al fine di compensare eventuali mancanze del software in termini di JITIR (Just In Time Informational Retriever system), ovvero “facilitatori” al riconoscimento delle componenti del software e delle loro funzioni. Esempi di JITIR sono il posizionamento di icone a forma di punto interrogativo direttamente sull’interfaccia del programma, le quali possono rimandare ad una completa guida interattiva, o semplicemente spiegare la funzione specifica del modulo del software nel quale sono inserite. Un altro esempio è l’implementazione di brevi didascalie progettate per comparire vicino al cursore nel caso in cui quest’ultimo si soffermi per più di qualche secondo su una particolare icona del programma. Queste didascalie potrebbero spiegare l’obiettivo e le funzioni principali dell’area selezionata, rendendo più semplice associare la funzione all’icone. 

Perché è importante sapere se tali elementi sono presenti nel software? Un applicativo povero di tali supporti potrebbe sia richiedere un maggiore impegno del formatore nello spiegare le funzioni del programma in sede di lezione, sia influenzare la costruzione di supporti come manuali e video, i quali dovranno necessariamente essere molto ricchi nello spiegare le funzioni di ogni singolo elemento del programma.

LA PROGETTAZIONE DELL’INTERVENTO FORMATIVO

Le regole generali
A livello di progettazione, un progetto formativo dovrebbe sempre tenere conto della azienda nel quale il software viene implementato. Il focus dovrebbe rimanere sul fine ultimo della formazione, che deve essere pianificata con criteri di sostenibilità e coerente con gli obiettivi strategici dell’organizzazione e, in generale, essere percepita come utile in un’ottica di ritorno di investimento. Dovrebbe inoltre prevedere la valutazione delle competenze acquisite, essere effettuata a “misura di ruolo aziendale”, favorire il confronto tra reparti differenti della stessa azienda e tenere conto della possibilità o meno di affidarsi a terze parti per la redazione del materiale didattico.

Che cosa fare?
La buona formazione all’uso del software, dunque, dovrebbe iniziare con uno scambio di informazioni con i manager e almeno una sessione plenaria nella quale gli obiettivi ultimi dell’intervento vengono comunicati direttamente agli interessati, ovvero gli utenti finali. Questi ultimi potrebbero inoltre essere direttamente fatti partecipi, dai propri manager, dell’ analisi dei processi di business aziendali. Tale possibilità è fortemente suggerita per aziende che desiderano occuparsi internamente della formazione al software. In questo senso un’altra buona pratica è rappresentata dal permettere alle singole unità o reparti interessati dalla formazione di gestirne in indipendenza in processo e l’allocazione di risorse. Il focus sulla unità o reparto dovrebbe rimanere anche nella scelta della tipologia di esercitazioni da effettuare in classe, che dovrebbero riguardarne le specifiche aree di business, preferibilmente con la supervisione di una persona appartenente al reparto o area in questione.

Per fare in modo che il processo formativo sia il più continuativo possibile, inoltre, è possibile fornire sessioni formative più brevi, a “blocchi”, durante un lungo periodo, oppure effettuare incontri non appena emerge una richiesta specifica del cliente o del reparto, in un’ottica “Just In Time”.

Altre pratiche che possono aiutare nello sviluppo di formazione continuativa sono l’analisi delle statistiche relative all’Help Desk (nel caso il formatore provenga dalla azienda che produce il software) o al risultato di una raccolta di opinioni degli utilizzatori finale per determinare fabbisogni formativi. Potrebbe anche essere indicato effettuare job analysis ad hoc per determinare speciali bisogni formativi. Alcuni reparti dell’azienda infatti potrebbero necessitare di strumenti di formazione particolari, ad esempio video dimostrativi creati ad hoc o sessioni speciali faccia-a-faccia e la formazione deve poter prevedere tali casi particolari. Le lezioni dovrebbero prevedere momenti nei quali il formatore si preoccupa di monitorare lo stato di stress degli utenti, magari domandando se ci sono problemi e pianificare una giornata finale di valutazione delle competenze acquisite, preferibilmente sotto forma di esercitazione.