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Software Gestione dei turni di lavoro del personale – Scheduling HR

 

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad un grande incremento di richieste di Sistemi Software per la Gestione dei Turni del Personale - Scheduling Hr - grazie all’introduzione nelle aziende pubbliche e private di modalità sempre più articolate di organizzazione del personale, norme settoriali (specialmente nel settore sanitario) e vincoli legislativi.

 

Gli strumenti artigianali utilizzati fino ad oggi non riescono a raggiungere performance operative sufficienti e per questo gli addetti ai lavori, tipicamente responsabili HR e responsabili di reparto tendono ad affidarsi a strumenti software appositamente studiati. Richiedi informazioni

 

I settori di attività nei quali si utilizzano software per la programmazione dei turni – scheduling HR - e i relativi servizi sono costantemente aumentati e, nello stesso tempo, sono aumentate le criticità e le complessità nell'organizzazione e nella gestione del personale in turnazione rendendo quindi necessario armonizzare le esigenze operative aziendali, gli accordi contrattuali, le caratteristiche del personale (in termini di conoscenze e competenze), le attitudini e le esigenze personali.

 

La programmazione ottimale del lavoro deve rispondere non solo a criteri di efficienza ed efficacia, ma anche di equità di trattamento del personale considerando tutti gli aspetti sociali e fisiologici tipici della gestione delle risorse umane.

 

I software generali di Gestione delle Risorse Umane sono così stati integrati ai software di programmazione dei turni, per poter fornire a questi ultimi tutte le caratteristiche indispensabili alla progettazione e gestione degli orari in relazioni alle posizioni, alle mansioni ed alle indicazioni del gestionale generale.

Si tratta di aspetti effettivamente delicati e complessi, per i quali si rende fondamentale l'utilizzo di strumenti che consentano lo svolgimento dell'attività in maniera produttiva. In questo senso, una soluzione informatizzata è ideale, perché garantisce controllo sulle informazioni, organizzazione, risparmio di tempo.

Il sistema Software di Gestione Turni del Personale è la soluzione che risponde a tutte queste esigenze e che consente una razionale ed omogenea gestione dei turni, delle reperibilità e una pianificazione puntuale delle attività degli operatori, generando risparmio di tempi e di costi.

 

Grazie al software di Gestione Turni l’azienda è in grado di assegnare le risorse con le competenze più adatte al corretto espletamento dell’attività lavorativa: la soluzione permette infatti di classificare e incrociare le competenze del personale e le informazioni relative alle attività da svolgere, migliorando così la produttività e la qualità del servizio offerto.

Attribuendo in maniera funzionale i carichi di lavoro, il software turni riduce tempi ed errori nell'elaborazione della pianificazione, diminuisce e previene ritardi o disservizi e consente di aumentare la soddisfazione delle risorse umane. In ogni momento è inoltre possibile intervenire sulla pianificazione al fine di gestire le eccezioni quotidiane.

 

CARATTERISTICHE GENERALI

Il Software Gestione Turni è una soluzione modulare, completamente scalabile e configurabile sui diversi contratti di lavoro e per questo facilmente adattabile ai più diversi contesti organizzativi: aziende di produzione, aziende di servizi, GDO, call center, sanità, case di riposo ed asili, aeroporti, facility management, logistica e molte altre ancora.

Caratteristiche tecniche: WEB BASED, disponibile in versione DESKTOP e MOBILE, utilizzabile in LICENZA o CLOUD in modalità Software as a Service, dotata di strumenti di BUSINESS ANALYTICS.

 

Riduzione dei tempi e dei costi

Attribuendo in maniera funzionale i carichi di lavoro, l'applicazione riduce tempi ed errori nell'elaborazione delle attività, diminuisce e previene ritardi e disservizi e consente una drastica diminuzione dei tempi di confronto ed esportazione dati al sistema di rilevazione presenze. In definitiva, la soluzione consente l'aumento della produttività aziendale e un miglior controllo di gestione.

 

Gestione dell’intero processo

Consente l’organizzazione funzionale delle informazioni relative al personale ed alle attività da svolgere, la pianificazione rapida ed efficace dei piani periodici dei turni di lavoro e la produzione di consuntivi e statistiche ai fini del controllo di gestione.

 

Completa integrazione

ZScheduling è una soluzione integrata nativamente alla suite HR Infinity Zucchetti. L’integrazione è ovviamente anche possibile verso gli altri sistemi di Gestione Presenze e di Gestione Risorse Umane presenti sul mercato, consentendo un quadro completo online degli operatori.

L’integrazione completa consente di “normalizzare” automaticamente le varie anomalie riscontrate, facendo risparmiare tempo agli addetti all’ufficio Hr.

 

Dati anagrafici del personale

Il sistema di Gestione Turni di Lavoro del Personale Zscheduling dispone di un archivio anagrafico integrato con tutte le procedure della suite HR. Le informazioni possono essere inserite sia dalla sede centrale che da quelle periferiche e aggiornate in tempo reale.

 

Gestione dei turni multi-aziendale

Il sistema è sviluppato in modalità multi-company/azienda, grazie ad una unica installazione è accessibile da più organizzazioni dello stesso gruppo. La modalità Multi-azienda prevede anche diversi contratti di lavoro e travel policy diverse.

Gestione delle attività di Programmazione dei turni di lavoro del personale

 

Responsabile di produzione:

  1. organizza e pianifica le risorse e i collaboratori;
  2. dispone di uno strumento per verificare con estrema semplicità e in tempo reale la copertura del turno/attività;
  3. approva, respinge o modifica le richieste di variazione alla pianificazione inserite dalle risorse;
  4. verifica eventuali scostamenti rispetto al preventivo per avviare le opportune azioni correttive.

 

Dipendenti

  1. visualizzano la schedulazione delle attività dalla propria postazione, da applicazioni per dispositivi mobile, totem ecc.;
  2. trovano on-line le informazioni necessarie allo svolgimento della propria attività lavorativa;
  3. richiedono al Responsabile variazioni alla pianificazione attraverso strumenti di workflow.

Direzione del Personale

  1. governa e monitora la pianificazione dell’intero organico aziendale;
  2. dispone di strumenti di controllo per intervenire sul piano in caso di necessità.

 

 

Scheduling HR – turni del personale: Moduli e funzioni base

Base dati anagrafica unica e strutturata per acquisire in automatico, dai vari applicativi aziendali, (gestione risorse umane, presenze, note spese e trasferte, paghe ecc.ecc…) tutte le informazioni relative a ogni collaboratore con dati aggiornati, corretta elaborazione e gestione delle eccezioni normative dei vari contratti di lavoro.

 

Regole e matrici dei turni di lavoro

Il sistema consente di impostare regole per le varie fasce orarie (periodo di validità, personale necessario, fabbisogni eccezionali, assegnazioni o esclusioni di determinati operatori, ecc.) e di matrici, utili in

caso di schema rigido di turnazione, per definire in modo totalmente automatico la sequenza di attività cicliche e l’allocazione dei diversi soggetti turnisti.

 

Analisi Curva di fabbisogno

In base alle caratteristiche delle risorse umane coinvolte ed alle varie regole di turnazione impostabili, il sistema elabora un calendario che garantisce la migliore copertura del fabbisogno richiesto, assegnando a ciascuna attività i dipendenti idonei in base alle competenze e alle regole contrattuali e aziendali.

Nel caso non siano indicate a priori fasce orarie specifiche Scheduling propone fasce orarie che, rispettando le regole stabilite dall’azienda, ottimizzino l’organizzazione.

 

Pubblicazione del calendario

Il calendario turni definito, importato nel software presenze, viene pubblicato personalizzando per ogni categoria di utenti (responsabile produzione, responsabili di reparto e personale turnista) l’accesso alle varie funzioni utilizzabili.

In questo modo il responsabile di reparto può ottimizzare la pianificazione con modifiche manuali, i turnisti hanno sempre accesso immediato alla pianificazione aggiornata e ogni soggetto può stampare il calendario, personalizzato con le informazioni di proprio interesse garantendo il rispetto della normativa in materia di tutela della privacy.

 

Gestione delle eccezioni

Qualsiasi mancanza di copertura dovuta per esempio all’assenza di alcuni operatori può essere gestita tempestivamente tramite la funzione di ricerca del personale in sostituzione per un determinato turno/attività.

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