Software gestione richieste ferie e permessi del personale - TimeOff
Il TimeOff – Richiesta ferie e permessi del personale - è un servizio on line, web based, che consente all’azienda di automatizzare completamente la richiesta e la gestione dei periodi di assenza del personale, per qualsiasi motivo possibile.
Grazie ad un incrocio automatico delle informazioni disponibili in azienda, e delle prassi in uso, il sistema di TimeOff su base web permette di alleggerire notevolmente il carico di lavoro degli uffici di amministrazione del personale oltre a rendere più fluido l’intero processo
- Spostando le attività direttamente sulle figure coinvolte;
- Basandosi su informazioni caricate dal personale a sistema che non devono essere consultate e verificate;
- Integrando direttamente dati relativi alla situazione del richiedente con dati relativi alla gestione organizzativa della struttura di appartenenza;
- Annullando i tempi di presentazione ed accettazione della richiesta;
- Permettendo la dislocazione geografica degli strumenti di registrazione delle richieste, essendo il sistema utilizzabile da qualsiasi dispositivo anche mobile.
I processi di richiesta “TimeOff” (solitamente richiesta di ferie e permessi) partono dal personale e, tramite un workflow autorizzativo, terminano con la registrazione di periodi di assenza giustificati, informazioni disponibili a supporto dei relativi periodi di assenza e programmazione delle risorse umane.
Il processo è completamente automatizzato nel controllo delle ferie e delle ore di permesso residue, nella gestione dei minimi di presenza per singola unità operativa (sia essa un reparto, una divisione, un singolo ufficio, una singola postazione di lavoro ....). Il processo autorizzativo viene progettato e disegnato rilevando le “norme di gestione delle assenze” dell’organizzazione e reso disponibile a tutto il personale su qualsiasi strumento informatico.
I vari responsabili, entrando nell’applicazione, vedranno tutte le richieste di autorizzazione dirette a loro, oltre alla loro personale sezione in cui essi stessi potranno inserire le loro richieste di TimeOff.
Caratteristiche generali:
- Progettazione e definizione di flussi autorizzativi;
- Import, da sistemi paghe e presenze, dei residui ferie e residui ore di permesso;
- Calcolo delle giornate di ferie e delle ore di permesso maturabili fino a fine esercizio operativo – funzione importante per dare visione, sia al richiedente sia a chi deve autorizzare, del monte ore/giornate dei residui e dei maturabili;
- Gestione delle autorizzazione con referente scalabile automaticamente dal sistema, in caso di assenza o di mancata risposta su richiesta inviata;
- Impostazione dei minimi presenze indispensabili per divisione, reparto, ufficio o singola posizione, così da avvisare i responsabili in fase di decisione;
- Collegamento con la struttura organizzativa di H1 Hrms per le relazioni gerarchiche di autorizzazione – con possibile definizione di eventuali autorizzazioni diverse dall’organigramma;
- Analisi dati all’interno della Business Intelligence Hr per avere un quadro completo delle attività di TimeOff a preventivo ed a consuntivo;
- Calcolo previsione giornate di ferie e ore di permesso relative all’esercizio in corso;
- Possibilità di delega autorizzativa in caso di assenza di un responsabile, per evitare che richieste di Ferie e Permessi possano rimanere inevase.
