Software Gestione Parco Auto

SOFTWARE GESTIONE PARCO AUTOVEICOLI – COSTI - MANUTENZIONE - GESTIONE
 
consente una facile ed efficiente gestione dei veicoli aziendali, del parco auto, a lungo noleggio - di proprietà - a disposizione del personale aziendale o a loro assegnati.

Il software permette di gestire ogni singolo autoveicolo per tutto il suo ciclo di vita, monitorando costi, consumi, contratti, scadenze, manutenzioni e permettendo così una corretta gestione e previsioni strategiche; il tutto integrato con anagrafica ed organigramma di H1 Hrms, sistema software di gestione delle risorse umane in azienda.

H1 Hrms permette quindi di acquisire i dati anagrafici del personale e di incrociare quindi anche tutti i costi degli automezzi, siano essi auto, camion, muletti, furgoni (ed altro), potendo riportare tutti i dati singoli ed aggregati dei costi e delle attività.

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A CHI E  RIVOLTO 

Pensato per aziende ed enti pubblici con un parco auto o veicoli in genere.

I VANTAGGI  
- gestione costi del parco veicoli: elaborazione budget e forecast costi
- efficienza nel rispetto delle scadenze di assicurazione, contratti, ecc.
- risparmio di tempo nell’inserimento e gestione dati grazie ad una struttura intuitiva e veloce; facile reperimento di tutte le informazioni inserite
- calcolo preventivo delle penali; controllo e programmazione dei contratti di noleggio a lungo termine
- riduzione dei tempi dedicati al controllo delle fatture dei fornitori grazie all’import dati automatico
- riduzione dei tempi di registrazione in contabilità
- anagrafica del personale integrata con H1 Hrms
Il responsabile della gestione parco auto, solitamente Ufficio Servizi Generali o Ufficio Acquisti, può trovare un supporto fondamentale non solo per la gestione ordinaria dei veicoli aziendali, ma anche per un’efficiente pianificazione per l’intera durata del loro ciclo di vita.

DESCRIZIONE PRODOTTO
Concepito in modo intuitivo e flessibile, propone soluzioni modulari, consentendo di soddisfare richieste crescenti e in continuo sviluppo. Queste le principali funzioni:

- gestione anagrafiche: dati auto, carte di circolazione, carte carburante, Telepass, assicurazioni
- gestione contratti e costi:  lungo noleggio, benefit, manutenzioni, multe
- strumenti di controllo scadenze
- strumenti di controllo km percorsi e calcolo penali
- importazione dati da sistemi esterni (es. file Telepass)
- forecast: simulazione costi per la proiezione sull’anno in corso
- budget: simulazione costi per la proiezione sugli anni futuri
- report di analisi
- esportazione delle scritture contabili relative ai costi
- gestione auto di più aziende

NELLO SPECIFICO
Dettaglio veicoli -  Per ogni veicolo gestisce tutte le  informazioni e i dati presenti sulla carta di circolazione del veicolo stesso: modello, targa, concessionario, noleggiatore, immatricolazione e revisioni, consumi etc.
Scadenze bolli, assicurazioni e relativi importi,  Fuel Credit card e Telepass vengono costantemente controllati dal software, che provvede ad  avvisare il responsabile della gestione all’avvicinarsi delle rispettive date di scadenza.

Organizza inoltre  le informazioni e i dati  presenti nei contratti di leasing/rental. Grazie al controllo attivo dei km, alle previsioni di percorrenza e al controllo dei treni gomme, consente di monitorare lo stato di ogni singolo veicolo e di gestirne più facilmente la rotazione e l’eventuale sostituzione anticipata, oltre a fornire report utili per l’eventuale aggiornamento delle condizioni contrattuali.
La gestione di tutti i costi avviene in maniera conforme alla normativa IVA: canoni di nolo, carburante,   interventi di manutenzione, ecc.
Reportistica – Tutte le informazioni inserite nella procedura possono essere analizzate con strumenti di analisi grafica, oppure esportate su applicazioni desktop (es. Excel o Word).

I report di cui è predisposto il software, o quelli liberamente configurabili dallo stesso utente, consentono di calcolare e verificare consumi, spese legate alle singole targhe e distinguere così i costi sostenuti dai singoli utilizzatori.

Simulazione, Budget e Forecasting – Questo modulo calcola il costo mensile di ogni veicolo, sulla base delle scadenze segnalate. Tale valore può essere:
- effettivo, rappresentato dalle fatture imputate e caricate sulle singole targhe
- di budget, sulla base dei costi storici e di eventuali interventi di simulazione
- di forecast, sulla base dei costi storici ed ottenendo dei preconsuntivi  riferiti all’anno in  corso

Le simulazioni possono essere catalogate in un sistema di archiviazione, così da creare basi solide di gestione dati per una consapevole pianificazione e per scelte strategiche e decisionali.

Import dati -  Il motore di import raccoglie le informazioni di costo presenti nelle fatture fornitori, tipicamente le società di lungo noleggio.
Tutti i movimenti di costo vengono associati direttamente alla targa del veicolo di riferimento: ciò permette al responsabile della gestione parco autoveicoli di avere costantemente la “scheda” di ogni veicolo aggiornata con tutti i dati storici, attuali e di previsione.

Export dati -  Il motore di export è in grado di creare file sequenziali con il dettaglio delle scritture contabili delle fatture raccolte, così da automatizzare la loro registrazione nell’ERP dell’azienda.
Il tracciato del file di export e le regole di creazione delle scritture di contabilità generale ed analitica possono essere modificate sulla base di specifiche esigenze dell’azienda.

PROGETTO
Risolve richieste specifiche con soluzioni personalizzate e senza modificare i processi di gestione già in uso dal cliente.
Le funzionalità ed i moduli sono scalabili, consentono di attivare cioè solo le aree di interesse, lasciando la possibilità di abilitare in momenti successivi anche le restanti.

TEMPI DI INSTALLAZIONE E FORMAZIONE:

installazione software, caricamento dati e formazione utenti richiedono un tempo molto breve per intuitività e facilità d’uso del prodotto.
In media nell’arco di soli 3 giorni di formazione l’azienda può lavorare autonomamente.

Caratteristiche e installazione del software:
- utilizzabile con i più diffusi browser (Microsoft IE, Mozilla Firefox)
- erogato in ASP (Application Service Providing) oppure installato presso il cliente.

TECNOLOGIA
Viene realizzato secondo le più moderne logiche di sviluppo con tecnologia web (Microsoft .net) e non richiede installazione sui PC. 

L’accesso alle informazioni è profilato per ciascun utente tramite login e password. Per un ulteriore livello di sicurezza è possibile l’implementazione sull’application server del protocollo https che cripta le informazioni trasmesse da/verso niloCAR.

Requisiti di sistema
-- Server:       Sistema Operativo: MS Server 2000/2003/2008

          Web Application Server: Microsoft IIS
          Database: Microsoft SQL Server 2005/2008
          Hard disk: spazio minimo su disco 250 Mb
          RAM: minimo 1 Gb
-- Client:        Sistema Operativo: Microsoft 2000/XP/Vista/7
          Web browser: Microsoft IE 6.0 sp2 o superiore

Tempi di installazione e formazione:

installazione software e formazione utenti richiedono un tempo molto breve per intuitività e facilità d’uso del prodotto.
In media nell’arco di soli 3 giorni di formazione l’azienda può lavorare autonomamente.