RIDUZIONE DELLE COMPONENTI DI COMPLESSITA’ NEI PROGETTI DI INFORMATIZZAZIONE DELLE RISORSE UMANE

L’installazione ed avviamento di un software per la gestione delle risorse umane, integrato ai sistemi software di gestione dell’amministrazione del personale, presenta numerose componenti di complessità che riducono gravemente le possibilità di successo.

Negli anni 90 e 2000 i sistemi software Hr avevano dimensioni e moduli relativamente contenuti se si confrontano con le composizioni degli stessi attuali; i moduli e le funzioni erano più semplici, avevano subito molte meno personalizzazioni ed espansioni presenti e consolidate oggi, grazie all’imprinting dato dai clienti, al recepimento delle varie specifiche, all’aumento naturale delle funzioni che, maturando, diventano naturali.

Dal 1999 siamo impegnati nell’area dello studio e sviluppo di sistemi software per la gestione delle risorse umane, escluse le aree di amministrazione esterne al nostro know-how e troppo affollate, sempre più specializzati anche nell’importazione ed integrazione dei dati amministrativi, esigenza sempre espressa dalla  divisione HR per le attività di analisi, confronti multidimensionali, BI e reportistica in generale.

In oltre 15 anni di esperienza, quindi, abbiamo intervistato oltre 2000 aziende, se si considerano circa 150 incontri all’anno, e di tutte queste informazioni ne pubblichiamo resoconti che possono dare una idea al lettore delle tendenze delle organizzazioni tra i 100 ed i 2000 collaboratori mediamente.

I risultati principali delle nostre analisi evidenziano quasi sempre la mancanza di semplicità e velocità nell’implementare sistemi software per la gestione dello sviluppo delle risorse umane, a causa di numerosi fattori ormai noti  dove la necessità della loro eliminazione ci ha spinto, negli ultimi anni, ad avviare alcuni studi per la ricerca della riduzione delle componenti di complessità, con grande beneficio per il nostro parco clienti software e consulenza HR.

Le Organizzazioni pubbliche e private tendono a generare analisi di requisiti ampi e dettagliati che sempre richiedono enormi risorse per poterli soddisfare con il risultato che spesso nella maggior parte dei casi solo una piccola parte di questi raggiunge la totalità degli obiettivi e la soddisfazione degli addetti.

Spesso veniamo chiamati a sostituire prodotti di competitor, acquistati e mai avviati, con l’illusione da parte del cliente che il nostro sistema, o quello di altri, possa a differenza del primo, avere una sorta di auto avviamento, auto gestione…  Il problema, nella maggior parte dei casi, non sta nel prodotto ma nella errata analisi ed implementazione oltre che nelle poche risorse impiegate nell’implementazione.

Cosa determina questi insuccessi? Perché si acquistano software HR e non si riesce a farli partire?

Secondo noi le risposte, in ordine di importanza, sono:

1. Non si hanno risorse umane ed economiche a disposizione per avviare e seguire il sistema. Generalmente le aziende non attuano una completa gestione delle risorse umane e credono di poter iniziare semplicemente con il software HR. Senza energia qualsiasi prodotto/progetto non funziona. Non esistono prodotti che possono auto-implementarsi ed il successo spesso è proprio delle aziende che già prima dell’adozione di uno strumento avevano politiche di gestione e sviluppo del personale attive.

1. L’analisi delle esigenze aziendali non è corretta, quindi si introduce uno strumento che sarà lui stesso a dettare le procedure. Oppure, in caso contrario, le esigenze progettate – immaginate – desiderate sono troppo ampie e complesse.

1. Il sistema software acquistato non è adeguato pur avendo, sulla carta le specifiche richieste.

Il punto c) è spesso citato dalle organizzazioni ma è, secondo le nostre analisi, presente in una percentuale minima.

Cosa fare per aumentare la possibilità di successo di un progetto di informatizzazione della gestione HR?

In oltre 15 anni di esperienza nel campo della progettazione e sviluppo di sistemi software per le risorse umane, abbiamo riscontrato una serie di facilitatori e sistemi che possono aumentare la percentuale di successo, come ad esempio:

1. Analizzare le esigenze nel dettaglio, grazie all’affiancamento di consulenti esperti, con attività variabili in base alle stesse esigenze da analizzare. Questa pratica spesso individua, oltre a definire correttamente il focus, anche grandi riduzioni di costi in quanto assieme ad un consulente esperto è possibile trovare soluzioni più semplici e quindi meno costose.

L’azienda deve essere consapevole che minore è l’analisi iniziale maggiore è la possibilità di imprevisti e blocchi di progetto. Il tempo impiegato inizialmente per valutare le esigenze dell’azienda e soprattutto per ridurre le complessità generali grazie al supporto di un consulente HR e SW specializzato genera numerosi benefici tangibili nel tempo.

1. Attivare progetti graduali, iniziando da poche funzioni e programmando la crescita tenendo sotto controllo gli avanzamenti. Passaggi semplici e raggiungibili. Anche in questo caso l’azienda ottiene vantaggi sia operativi sia economici; inutile voler attivare tutto e subito in quanto le risorse necessarie non sarebbero disponibili.

1. Scegliere prodotti software con caratteristiche di semplicità ed integrazione evidenti, a ridotto numero di livelli di navigazione, con sistemi di business intelligence commerciali, con data base commerciali ed esplorabili facilmente anche dai sistemisti interni per eventuali altre operazioni successive. Inoltre con contratti che consentano operazioni di estrazione, esplorazione e lockout facilitate. Il contratto di fornitura del sistema in Cloud, per esempio, deve possedere clausole di uscita e di recupero dei propri dati anche in caso di contenzioso, essendo questi ultimi un valore, se implementati, molto più alto del sistema stesso. Scegliere sistemi che possano mantenere prodotti presenti oppure integrare prodotti futuri, quindi un contratto che preveda assistenza e tabelle di frontiera adeguate alla comunicazione con altri prodotti – Inutile acquisire sistemi chiusi, difficilmente integrabili, con logiche di ambienti/gruppi di prodotti mono marca in quanto non facilmente integrabili e con assistenza non volta a questa attività.