Registrazione e rendicontazione del tempo impiegato dal personale in azienda
JTime - sistema di timesheet del personale
JTime permette al personale viaggiante di registrare le attività svolte nel corso di una trasferta o durante qualsiasi altra attività interna o esterna.
In particolare, grazie a questo modulo è possibile:
■ rilevare le attività svolte in trasferta dal personale ed imputarle a commesse, centri di costo, causali, ecc;
■ trasferire automaticamente i dati raccolti al Libro Unico del Lavoro o al registro del personale;
■ rilevare automaticamente località e tempi in cui sono state svolte le attività registrate, grazie alla connessione con il dispositivo GPS dello smartphone in dotazione al personale;
■ gestire il processo autorizzativo per la gestione di ferie e permessi;
Le attività produttive sono state e sono tuttora oggetto di attente rilevazioni al fine di conoscere, capire e ridurre i tempi dedicati dai propri collaboratori alle differenti fasi produttive. Il miglioramento della produttività ha ritorni importanti sulla redditività dell’impresa e l’informatica ha potuto aiutare tali rilevazioni rendendole semplici, dirette e praticamente automatiche grazie all’ausilio di rilevatori, sensori, ecc. posti direttamente sugli impianti o singole macchine.
Anche le attività intellettuali, in un’ottica di miglioramento continuo, sono sempre più sottoposte alla rilevazione dell’oggetto delle attività e dei tempi utilizzati per il loro sviluppo. L’information technology non è stata in grado di risolvere altrettanto efficacemente la rilevazione delle attività perché l’intervento attivo del collaboratore è indispensabile per la raccolta di tali dati.
Lo strumento che le aziende hanno utilizzato e continuano ad utilizzare è il timesheet molto spesso home made, ed il suo obiettivo è spesso limitato alla raccolta di dati necessari alla successiva fatturazione ai Clienti.
Gli strumenti principali che le aziende hanno creato sono “versatili” fogli di calcolo che permettono ai collaboratori di caricare i dati delle proprie attività in modo più o meno semplice e costringono i colleghi dell’amministrazione a passare giornate intere a consolidare i dati presenti in fogli excel pervenuti via email.
JTime è il software web per raccogliere le informazioni circa le attività svolte dai collaboratori dell’azienda. E’ un timesheet che ogni dipendente o partner può alimentare da proprio PC o dal proprio smartphone o tablet con anagrafica integrata ad H1 Hrms - Software di Gestione Sviluppo del Personale.
La maschera di caricamento è immediata:
Incrociando data e “causale” dell’attività, si attiverà il piè di pagina dove caricare le ore di attività (numero di ore o ora di inizio e ora di fine) ed i riferimenti di Cliente, Commessa o altre informazioni che caratterizzano la prestazione.
La struttura di caricamento è stata pensata ad hoc per mantenere la semplicità tipica di un foglio di calcolo, ma contemporaneamente superarne i limiti di gestione legati allo sviluppo su 2 dimensioni.
La fase di caricamento è essenziale, ma altrettanto importanti sono le successive fasi di validazione e di consolidamento delle informazioni.
Il motore di workflow, che anima l’applicazione JTime, facilita la validazione, modifica o correzione da parte dei responsabili, che possono intervenire sulla maschera di caricamento una volta che i propri collaboratori ne hanno terminato la compilazione e l’hanno confermata.
L’amministrazione o l’ente preposto potrà, una volta che i responsabili avranno approvato i caricamenti, consolidare i dati letteralmente nel giro di pochi istanti.
Le informazioni consolidate saranno quindi a disposizione dei responsabili dei vari progetti, che potranno valutare l’impegno dedicato ai vari clienti, dei responsabili della fatturazione, che potranno utilizzarle per il ciclo di fatturazione.
La fruibilità via web, o su device mobile, consente di utilizzare JTime non solo in azienda per la consuntivazione mensile, ma anche direttamente presso i Clienti dove i collaboratori si trovano ad operare.
Caricati data, attività, orari, cliente e commessa è possibile stampare un rapporto d’intervento, che viene inviato via email al Cliente così che possa stamparlo e sottoscriverlo in maniera tradizionale, oppure confermarlo per email. In questo modo eventuali contestazioni possono essere discusse immediatamente con notevoli risparmi di tempo.
Per semplificare l’attività ai collaboratori che operano fuori dall’azienda, JTime può sfruttare le funzioni di geolocalizzazione tipiche degli smartphone.
In questo modo, letteralmente con un click, può dichiarare data/ora/inizio o fine dell’attività, geolocalizzando contemporaneamente l’intervento.
Lo sforzo minimo richiesto al collaboratore e la riduzione di tempo sono evidenti.
Questo consente di introdurre lo strumento in azienda senza il rischio di rifiuto o contestazioni da parte del personale.
